Трудовой договор и должностная инструкция используется при разрешении конфликтных ситуаций между

Наказание невиновного

Чаще всего к работнику применяют меры дисциплинарной ответственности за опоздание на работу. Если подобные нарушения повторяются неоднократно или же работник опоздал больше чем на четыре часа, работодатель вправе уволить нарушителя.

Наказать работника можно, если он виноват в совершенном проступке. Так сказано в статье 192 Трудового кодекса. Поэтому работодатель обязан получить у нарушителя письменное объяснение своего проступка.

В оправдание работник может сослаться на плохую работу общественного транспорта, погодные условия и другие аналогичные обстоятельства, предвидеть которые он не мог. Является ли названная работником причина уважительной, решает работодатель. И в большинстве случаев такие объяснения его не удовлетворяют. Как следствие – конфликт с работником.

Если в такой ситуации работодатель уволит нарушителя за прогул, велика вероятность, что уволенный обратится в суд за восстановлением справедливости. Тогда фирме придется доказывать, что работник прогулял без уважительной причины.

Чтобы этого не произошло, нужно обязательно получить у него письменные объяснения по факту нарушения и попросить привести доказательства своих слов. А в случае отказа – оформить об этом акт.

Отказ работника от дачи объяснений по поводу совершенного проступка нельзя расценивать как нарушение дисциплины и тем более наказывать за это (определение Верховного Суда РФ № 47-Г04-29, обзор судебной практики Верховного суда РФ за IV квартал 2004 г. от 09.02. 2005 г.).

Имейте также в виду, что нельзя считать прогулом:

• неявку работника на общественные мероприятия;
• уклонение работника от выполнения действий, не связанных с трудовыми обязанностями;
• отказ работника приступить к работе, на которую он был переведен с нарушением закона;
• нахождение работника без уважительных причин не на своем рабочем месте, а в помещении другого или того же цеха (отдела) или на территории предприятия или объекта, где он должен выполнять свои трудовые функции;
• отстранение сотрудника от работы работодателем.

Несоответствие тяжести проступка наказанию

Принимая решение о наказании работника, нужно учитывать тяжесть совершенного им проступка. Это необходимо, несмотря на то, что Трудовой кодекс РФ не содержит требований такого сопоставления.

Имейте в виду, даже если работник совершил несколько дисциплинарных проступков, это еще не повод для его увольнения.

ПРИМЕР



  


                       
  



Вахтеру Михайловой был объявлен выговор за то, что она во время работы оставила свое рабочее место, не предупредив начальника смены. 
Работница объяснила свой поступок необходимостью взять лекарства из аптечки. Через некоторое время она позвонила со своего рабочего места домой, нарушив тем самым должностные инструкции, которыми установлен запрет на ведение личных телефонных переговоров со служебного телефона. При этом работница пояснила, что звонила домой, потому что беспокоилась за состояние здоровья и безопасность своей малолетней дочери, которая находилась там одна. Работодатель уволил Михайлову за неоднократное нарушение трудовой дисциплины. 
В ответ работница обратилась с жалобой в суд, который установил, что нарушения дисциплины труда Михайловой были малозначительными, и увольнять ее за это было нецелесообразно.

Незаконные наказания

Виды дисциплинарных взысканий, которые можно применить к работнику, перечислены в статье 192 Трудового кодекса. Это:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Другие виды дисциплинарных взысканий можно применять лишь к государственным гражданским служащим. О них говорит Федеральный закон от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Он позволяет объявлять госслужащему замечание, выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии, освобождение от замещаемой должности, увольнение с гражданской службы (ст. 57 Закона).

А Федеральный закон от 17 января 1992 года № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» дает право в качестве дисциплинарного взыскания лишать сотрудника нагрудного знака «Почетный работник прокуратуры Российской Федерации».

Для коммерческих фирм подобных законов не существует. Поэтому применять наказания, не перечисленные в Трудовом кодексе, запрещено.

Следует также помнить об особом порядке применения увольнения в качестве дисциплинарного взыскания. Уволить можно только:

• за неоднократные нарушения трудовой дисциплины;
• за грубое нарушение трудовой дисциплины, в том числе руководителем фирмы и его заместителями;
• за необоснованное решение, принятое руководителем, в результате которого нанесен вред имуществу фирмы.

Однако работодатели нередко «изобретают велосипед». Вот наиболее распространенные наказания, не предусмотренные законом:

• штраф;
• лишение премии;
• предупреждение;
• порицание.

Применять штраф как форму воздействия на работника трудовое законодательство не позволяет. Такое наказание применимо за административное, налоговое и уголовное правонарушение.

Если работодатель хочет наказать сотрудника за недобросовестное выполнение работы или невыполнение нормы выработки, нужно воспользоваться статьей 155 Трудового кодекса. Она позволяет уменьшать оплату труда в зависимости от объема выполняемой работы.

Лишение премии можно использовать как форму материального воздействия в дополнение к дисциплинарному взысканию. Для этого нужно в Положении о премировании предусмотреть, что премия не выплачивается работникам, имеющим дисциплинарные взыскания. Тогда конфликтов с работниками не возникнет.

Если необходимо оказать воспитательное воздействие на работника, можно объявить ему порицание или предупреждение.

ПРИМЕР
Кассир ООО «Палитра» Федорова, выходя из помещения по служебной необходимости, несколько раз забывала закрыть окошко кассы. После очередного такого проступка директор фирмы издал приказ, в котором предупредил кассира о необходимости добросовестно выполнять свои обязанности. Работница обратилась в суд с просьбой признать приказ незаконным. Она указала, что срок наложения дисциплинарного взыскания пропущен, а порядок его применения нарушен по той причине, что у нее не потребовали письменного объяснения.
Однако суд отказал в удовлетворении иска Федоровой, так как признал ее действия нарушением должностной инструкции. А приказ работодателя – оценкой трудовой деятельности кассира без применения дисциплинарного взыскания.

Наказание с нарушением сроков

Дисциплинарное взыскание можно наложить на сотрудника только в течение месяца с того момента, как был обнаружен проступок. Например, если работодатель обнаружит проступок 8 августа 2008 года, применить дисциплинарное взыскание он может только до 8 сентября 2008 года.

Наказание в более поздний срок неминуемо приведет к конфликтам и трудовым спорам. А если нарушение закона обнаружит трудовая инспекция, руководителю грозит штраф.

Чтобы не ошибиться в подсчете срока, необходимо помнить о нескольких важных моментах.

Во-первых, в него не входит время, в течение которого работник был на больничном или в отпуске. Отсутствие сотрудника на работе по другим причинам (например, отгул) этот срок не увеличивает.

Во-вторых, днем обнаружения проступка считают день, когда о нем стало известно руководителю работника. Так сказано в пункте 34 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 года № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

ПРИМЕР
Сотрудник Михалев опоздал на работу. Его опоздание зафиксировала табельщица Свиридова. Месячный срок, в течение которого на Михалева можно наложить дисциплинарное взыскание, следует исчислять не с момента обнаружения опоздания табельщицей, а с того дня, когда о нем будет доложено руководителю.

Нарушение процедуры наказания

Привлекая работника к дисциплинарной ответственности, нельзя забывать о сборе доказательств, которые подтверждают факт нарушения. Они объясняют суть проступка, помогают установить точную дату его совершения и другие обстоятельства. Желательно, чтобы эти свидетельства были документально зафиксированы.

Чтобы у работника не возникало желания спорить о доказательствах совершенного нарушения, нужно:

• оформить факт нарушения актом;
• получить письменное объяснение от нарушителя;
• в случае его отказа от объяснения проступка составить об этом акт;
• сотруднику фирмы, непосредственно обнаружившему нарушение, написать докладную записку руководителю;
• непосредственному руководителю составить на имя директора фирмы представление на применение дисциплинарного взыскания к нарушителю.

В случае нарушения процедуры наложения взыскания и наказания суд может признать действия работодателя незаконными.

ПРИМЕР



  


                       
  



Работник М. решил уволиться из ЗАО «Союз» по собственному желанию. Написав заявление на имя руководителя фирмы, он отработал две недели, после чего на работу не вышел.
Руководство компании посчитало действия М. прогулом и уволило его по этому основанию. Работник обратился в суд с требованием признать увольнение незаконным.
Суд удовлетворил его просьбу, так как установил, что у М. не было затребовано письменное объяснение о причинах невыхода на работу и не составлен акт об отказе от объяснений. То есть работодатель нарушил требования статьи 192 Трудового кодекса (определение Московского областного суда от 16 мая 2005 г. № 33-4395).

В отделе кадров должен быть налажен учет всех нарушений и дисциплинарных взысканий работников. Правда, Трудовым кодексом запрещено вносить сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовые книжки, а в личной карточке нет соответствующей графы. Поэтому формы и способы учета дисциплинарных взысканий можно установить самостоятельно. Например, в личное дело работника подшивать выписки из приказов о наказании, представления непосредственного руководителя для применения наказания, акты и другие доказательства совершенного проступка.

Конфликты при отстранении от работы

Трудовой кодекс (ст. 76) позволяет работодателю в определенных случаях отстранять сотрудника от работы.

Это возможно:

• если он появился на работе в пьяном виде;
• если он не прошел обучение и проверку знаний и навыков по охране труда;
• если он не прошел обязательный медицинский осмотр;
• если врач выявил у него заболевание, которое не позволяет ему трудиться;
• если суд, полиция, прокуратура, другие контролеры, а также органы власти потребовали отстранить его от выполняемых работ из-за совершенного правонарушения;
• если он лишен специального права на срок до двух месяцев (например, водительского удостоверения за нарушение ПДД).

Конфликт с работником может произойти при отстранении от работы по любому из перечисленных оснований.

Но чаще он возникает, когда работник сам виноват в случившемся. Например, если вышел на работу в нетрезвом виде. Кстати, чтобы наказать работника за такой проступок, достаточно и того, чтобы он просто появился в пьяном виде на территории фирмы.

Сотрудники часто заблуждаются, что подтвердить факт опьянения может только врач, а сделать это на «глаз» нельзя. Но в пункте 42 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 года № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» сказано, что доказать факт опьянения можно и с помощью других способов.

Если же выявлены только остаточные явления опьянения (головокружение, головная боль, тошнота, сильный запах изо рта (перегар) и т. п.), препятствовать работе на этом основании нельзя.

Отстранить работника из-за нетрезвого состояния можно только на один день. Если на следующий день он пришел на работу трезвым, отстранение будет незаконным.

Чтобы предотвратить конфликт из-за не пройденного медосмотра, перед тем как направлять туда работника, нужно провести с ним разъяснительную беседу.

Так же нужно поступить, если фирма собирается направить работника на учебу по охране труда или намерена устроить проверку знаний в этой области.

Чтобы отстранить сотрудника от работы за совершенное преступление, полиция или прокуратура должна обратиться в суд с ходатайством. Если суд примет такое решение, работодатель обязан будет его выполнить.

Конфликты, связанные с материальной ответственностью

Чтобы предотвратить конфликты, связанные с материальной ответственностью работника, нужно помнить, что он обязан возместить вред за порчу имущества фирмы. Так сказано в статье 238 Трудового кодекса.

Материальную ответственность работник несет и в том случае, когда он испортил имущество чужой фирмы, а его работодатель возмещал этот вред. В этом случае работнику придется возместить убытки, которые пришлось нести его фирме.

Ограниченная материальная ответственность

По общему правилу, за вред, причиненный работодателю, работник несет ограниченную материальную ответственность. То есть с него можно взыскать сумму не больше, чем его средний месячный заработок (ст. 241 ТК РФ). Например, если средняя месячная зарплата продавца составляет пять тысяч рублей, а сумма причиненного ущерба – 7200 рублей, то фактически он возместит ущерб в ограниченном размере, то есть в сумме пять тысяч рублей.

Вот некоторые из таких случаев:

• работник по небрежности испортил или уничтожил товар, инструмент, имущество фирмы или специальную одежду, выданную для работы;
• работник торговой фирмы или магазина неправильно хранил товар, в результате чего причинил ущерб работодателю;
• работник – руководитель отдела не принял необходимые меры, чтобы предотвратить простой или хищение имущества фирмы;
• работодатель заплатил штраф за то, что его работник-продавец не использовал при работе контрольно-кассовый аппарат.

Полная материальная ответственность

Полностью возместить ущерб работник должен только тогда:

• когда он умышленно причинил ущерб;
• когда он причинил ущерб, находясь в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
• когда он совершил преступление, и в отношении него есть приговор суда (например, продавец осужден за кражу нескольких флаконов духов);
• когда он совершил административное правонарушение (например, грузчик магазина из хулиганских побуждений разбил витрину);
• когда он причинил ущерб, не исполняя при этом свои трудовые обязанности;
• когда есть недостача денег или товара.

Эти основания перечислены в статье 243 Трудового кодекса.

Кроме того, полностью возместить ущерб работник обязан, если он отвечал за имущество по специальному разовому письменному распоряжению работодателя.

Если с работником заключен договор о полной материальной индивидуальной (коллективной) ответственности, требовать возмещения вреда можно только за недостачу имущества. Если же имущество было испорчено по причине нарушения сроков хранения, отвечать работник будет только в пределах своей среднемесячной зарплаты (ст. 244 ТК РФ).

Это Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (утвержден постановлением Минсоцтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

К таким работникам относят, например:

• кассиров, контролеров, кассиров-контролеров;
• работников, которые проводят операции с денежной наличностью при обслуживании банкоматов;
• инкассаторов;
• заведующих и других руководителей складов, кладовых;
• экспедиторов.

Чтобы не возникало недоразумений, в трудовом договоре с работниками, которые занимают должности, перечисленные в перечне, целесообразно указывать пределы их материальной ответственности. Если этого не сделано, нужно заключить отдельный договор о полной материальной ответственности.

Отказ работника подписать такой договор считается нарушением трудовой дисциплины. Но объявить ему дисциплинарное взыскание можно только при наличии двух условий:

• обязанность по обслуживанию материальных ценностей – основная трудовая функция работника, и это указано в трудовом договоре;
• работник знал, что с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Если работник откажется заключать договор о полной материальной ответственности, его можно уволить по пункту 7 статьи 77 Трудового кодекса: «отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий договора». Такова позиция Пленума Верховного Суда РФ (постановление от 17 марта 2004 г. № 2).

Еще один важный момент. Работника моложе 18 лет можно привлечь к полной материальной ответственности, только если имущество фирмы испорчено:

• умышленно;
• в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
• в результате преступления или административного правонарушения.

Впрочем, работодатель может простить работнику ущерб, который он причинил, или потребовать возместить только его часть. Это возможно:

• если размер ущерба невелик;
• если работник зарекомендовал себя во время работы только с положительной стороны;
• если у провинившегося работника многодетная семья, сложное материальное положение, больные близкие родственники и т. п.

Возмещение ущерба

Чтобы привлечь работника к материальной ответственности, нужно правильно рассчитать размер причиненного им ущерба. Выяснить, виноват ли он в порче имущества или недостаче, есть ли причинно-следственная связь между действиями работника и порчей имущества.

Для этого необходимо провести служебную проверку, а иногда и административное или уголовное расследование.

Проверка предусматривает инвентаризацию товара или другого имущества. Ее проводит специальная комиссия, созданная приказом руководителя фирмы. Работник должен написать объяснение и указать в нем, каким образом он причинил ущерб.

Взыскать ущерб с виновного можно двумя способами:

• по распоряжению руководителя фирмы;
• по решению суда.

Первый способ используют, если сумма ущерба не превышает размер среднего месячного заработка виновника. Если сумма ущерба больше, руководителю необходимо издать распоряжение о взыскании ущерба и предложить работнику возместить его в добровольном порядке. Распоряжение должно быть издано не позднее месяца со дня, когда будет установлен окончательный размер ущерба.

Размер причиненного ущерба определяют по фактическим потерям. Расчет нужно делать, исходя из рыночной стоимости имущества в данной местности на день причинения ущерба. При этом должна быть учтена степень его износа. Этот порядок установлен статьей 246 Трудового кодекса.

Итак, порядок действий по взысканию суммы ущерба с работника включает шаги:

• обнаружение ущерба и составление акта;
• направление руководителю докладной записки о возникновении ущерба;
• издание приказа о проведении ревизии и инвентаризации;
• издание приказа о проведении служебного расследования;
• получение письменных объяснений работника;
• подача заявления в полицию, если руководитель считает, что совершено административное или уголовное правонарушение;
• издание приказа о возложении материальной ответственности на виновника;
• направление письменного уведомления работнику с предложением возместить ущерб добровольно;
• издание приказа о привлечении виновника к дисциплинарной ответственности и ознакомление с ним работника под роспись.

Когда работник не отвечает за ущерб

Работник не отвечает за ущерб, если работодатель не обеспечил необходимые условия хранения имущества, вверенного работнику. Например, не распорядился установить охранную сигнализацию на складе.

Не несет он ответственности и в том случае, когда ущерб был причинен из-за непреодолимой силы, в результате нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны.

ПРИМЕР
В ходе ревизии на складе ООО «Север» была выявлена недостача товара. Руководитель фирмы потребовал от кладовщицы возместить ущерб. Работница с требованием не согласилась и обратилась в суд.
В ходе судебного разбирательства выяснилось, что складское помещение изначально не было предназначено для хранения материальных ценностей. Склад соседствовал с другими помещениями фирмы. Его стены не были доведены до потолка, а оставшееся пространство было огорожено сеткой рабица. К тому же запасной ключ от склада хранился у заведующей складами, которая не была материально ответственным лицом.
Суд пришел к заключению, что работодатель не обеспечил необходимой охраны помещения, поэтому кладовщица не могла должным образом выполнить свои обязанности по сохранности имущества. На этом основании иск работницы был удовлетворен.

Материальная ответственность руководителя

Статья 277 Трудового кодекса налагает на руководителя полную материальную ответственность за прямой ущерб, причиненный его действиями фирме. А федеральные законы от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и от 26 декабря 1995 го- да № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» обязывают руководителя отвечать не только за прямой ущерб, но и за неполученную (упущенную) выгоду.

Напомним, что полная материальная ответственность наступает только тогда, когда руководитель причинил вред, выполняя свои управленческие функции. Например, когда из-за его решений были проведены излишние денежные выплаты (штрафов, зарплаты и т. п.), не приняты меры к предотвращению простоев, хищений, выпуска недоброкачественной продукции, а также был нарушен принцип добросовестности и разумности.

Например, руководитель злоупотребил правом распоряжаться имуществом компании, совершил крупную сделку, нарушившую ее интересы.

Если же он сломал или испортил какое-либо имущество фирмы, то отвечать будет только в пределах своего среднемесячного заработка. Впрочем, полную материальную ответственность на этот случай можно предусмотреть в трудовом договоре.

Конфликты в связи с изменением условий труда

Закон выделяет обязательные и дополнительные условия трудового договора. Первые в любом случае должны быть в нем прописаны. Вторые могут быть внесены в договор по желанию сторон. Однако, если дополнительные условия были указаны в договоре, они становятся одинаковыми по силе с обязательными и приобретают равный с ними статус «определенных сторонами».

Поступая на работу, человек рассчитывает, что определенные сторонами условия трудового договора не будут изменены без его согласия (тем более что ст. 72 ТК РФ прямо запрещает это делать).

Решение работодателя изменить хотя бы одно из них может вызвать серьезное недовольство работника. А чтобы оно не переросло в судебный спор, необходимо знать, каких требований закона нужно придерживаться.

Изменить условия трудового договора без согласия работника можно только по причинам, связанным с организационными или технологическими мероприятиями. Так сказано в статье 74 Трудового кодекса.

Пленум Верховного Суда РФ в своем постановлении от 17 марта 2004 года № 2 пояснил, что под организационными и технологическими мероприятиями нужно понимать:

• изменения в технике и технологии производства;
• совершенствование рабочих мест на основе их аттестации;
• структурную реорганизацию производства и т. п.

Самые распространенные причины изменения условий работы и, как следствие, перевода сотрудников на другую работу – это:

• реконструкция производства;
• перебои в снабжении;
• модернизация или другое изменение технологии;
• перевод предприятия в другую мест- ность.

В любом случае эти изменения не должны ухудшать положение работника по сравнению с условиями коллективного трудового договора (если он заключен) или условиями работы на момент изменений.

О предстоящих изменениях условий труда работника нужно известить письменно за два месяца. Эта обязанность будет считаться выполненной, если работник:

• собственноручно написал заявление о согласии с предлагаемыми изменениями;
• расписался в приказе или распоряжении работодателя об изменении существенных условий труда.

Вместо собственноручного заявления можно подготовить письменное предложение от имени работодателя об изменении условий труда с грифом: «с переводом согласен» и местом для подписи работника. Документ целесообразно оформить в двух экземплярах за подписями работодателя и начальника отдела кадров. Но дату составления документа или ознакомления с ним работник должен поставить собственноручно.

Если работник отказался подписать уведомление, необходимо составить об этом акт. Впоследствии, если возникнет спор с работником, он послужит доказательством его своевременного предупреждения о предстоящих изменениях.

Сотруднику, который отказался работать на новых условиях, необходимо предложить любую другую вакантную должность, имеющуюся на фирме. При этом важно учесть его квалификацию и состояние здоровья (чтобы он смог выполнять предложенную работу). Если на фирме нет вакансии, которая соответствует квалификации работника, нужно предложить любую менее квалифицированную и ниже оплачиваемую работу.

Предложение необходимо оформить письменно. Тогда в случае спора работник не сможет отрицать, что оно действительно поступало.

ПРИМЕР
Начальнику планово-экономического отдела унитарного предприятия «ОКБ ПТ» Булатовой был уменьшен должностной оклад. При этом работодатель не уведомил сотрудницу о предстоящих изменениях, не получил у нее письменного согласия работать на новых условиях. Впоследствии она была уволена по пункту 12 статьи 81 Трудового кодекса РФ: «прекращение допуска к государственной тайне». Булатова не согласилась с принятым решением и обратилась в суд с требованием восстановить ее на работе, признать незаконным уменьшение оклада, взыскать с работодателя невыплаченные заработную плату, премиальные, вознагражде- ния, компенсацию за время вынужденного прогула и моральный ущерб. Суд признал действия руководителя «ОКБ ГП» незаконными и удовлетворил требования работницы в полном объеме (определение Верховного Суда РФ от 13 апреля 2004 г. № 35-Г04-5). 

Если подходящей работы нет или работ-ник отказался от поступивших предложений, его можно уволить по пункту 7 статьи 77 Трудового кодекса: «отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора». При этом выходное пособие ему выплачивать не нужно.

Иногда в связи с изменением организационных или технологических условий труда на предприятии вводят режим неполного рабочего времени. В этом случае работнику приходится трудиться в новых условиях. Если он откажется от работы в новом режиме, его можно уволить по пункту 2 статьи 81 Трудового кодекса: «сокращение численности или штата работников организации».

Конфликты в связи с компенсацией командировочных расходов

Несправедливая, с точки зрения работника, компенсация командировочных расходов может привести к серьезному конфликту.

Чтобы его избежать, нужно помнить, что Трудовым кодексом установлены обязанности фирмы по оплате:

• расходов по проезду к месту командировки и обратно;
• расходов по найму жилого помещения;
• суточных в размере, установленном в трудовом договоре;
• других расходов, связанных с командировкой (плата за получение визы, телефонные переговоры, бронирование билетов и проживания и др.).

Обычно перед отъездом в командировку фирма выдает работнику аванс. После возвращения в течение трех дней работник должен представить в бухгалтерию финансовый отчет и документы, подтверждающие его расходы.

Если работник потратил денег меньше, чем ему было выдано на командировку, он должен сдать остаток в кассу. Если же денег потрачено больше и это подтверждено документами, фирма обязана возместить перерасход.

Фирма обязана возместить в полном объеме:

• стоимость билета на транспорт общего пользования;
• оплату брони билета;
• плату за пользование в поездах постельным бельем;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции, пристани или аэропорту, если место посадки находится за чертой города;
• сумму страховки пассажиров на транспорте.

Фирма обязана оплатить расходы работника по найму жилья в командировке, а также возместить расходы по оплате дополнительных услуг, предоставляемых гостиницей, которые включены в стоимость проживания. Исключение составляют услуги по обслуживанию в баре, ресторане или номере и расходы на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т. д.). Основанием для возмещения расходов являются счета, счета-фактуры, чеки ККТ или бланки строгой отчетности гостиниц. Для оплаты достаточно одного из этих документов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 июня 2003 г. по делу № Ф04/2539-461/А70-2003).

Суточные выплачивают командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и день приезда). Размер суточных, которые выплачивают работникам, направляемым в командировку, устанавливают коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом руководителя).

ПРИМЕР
Работник ООО «Пассив» Сомов А. С. с 9 по 11 сентября текущего года (3 дня) направляется в служебную командировку. По приказу руководителя ООО «Пассив» размер суточных для командировок по территории России составляет 1500 руб. в сутки.
Бухгалтер ООО «Пассив» должен выдать Сомову А. С. суточные в размере:
1500 руб./дн. Ч 3 дн. = 4500 руб.

При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачивают. Деньги на оплату суточных целесообразно выдавать работнику авансом из расчета предполагаемого количества дней командировки. День отъезда и приезда считаются днями командировки, поэтому за эти дни также положены суточные.

Имейте в виду: если транспортное средство отправляется до 24:00 включительно, днем отъезда считают текущие сутки, а если позднее – следующие. Но когда станция или аэропорт находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до этого объекта.

Деньги на командировку выдают работнику под отчет перед поездкой. Однако расходы признаются тогда, когда они фактически понесены и оплачены. В тот момент, когда деньги выданы работнику на командировку под отчет, расходы еще не произведены и за работником числится задолженность. Кроме того, у фирмы еще нет документов, подтверждающих расходы. И только после того, как работник представит авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы, а руководитель его утвердит, затраты можно признавать в целях налогообложения.

Конфликты из-за зарплаты

Систему оплаты труда коммерческая фирма устанавливает самостоятельно. Она должна быть зафиксирована в коллективном договоре, Положении об оплате труда или в трудовом договоре с конкретным работником.

Если же предприятие финансируется из госбюджета, систему оплаты труда устанавливает закон. Например, Федеральный закон от 4 февраля 1999 года № 22-ФЗ «Об оплате труда работников федеральных государственных учреждений».

Конфликт между работником и работодателем возникает, как правило, если:

• работодатель задерживает выплату зарплаты;
• работнику не выплачены или сняты надбавки;
• изменилась система оплаты труда;
• отсутствует индексация;
• зарплата выдается в натуральной форме;
• не производят доплаты (за ночные, сверхурочные, праздничные дни).

Основные принципы организации рабочего времени

Бератор — это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов. Установить Бератор для Windows >>

---

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

---

Читайте также по теме:

Как наказать работника

Материальная ответственность работника

Как уволить ленивого работника

Раздел 1. Теоретические основы
документационного обеспечения управления

Тема 1.1.  Исходные понятия документационного обеспечения управления

1. Предмет, содержание и задачи  ДОУ

Информация – важнейший товар. В условиях жесткой
конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме
информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством
материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является
документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется
документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления — это
деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и
организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих
функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием
документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов
связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения
документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является
основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является
обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия
обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так
и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов,
отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая
организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины  
заключается  в овладении основами правильного оформления документов и
надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:

отражение управленческой, производственной и иной
деятельности предприятия в соответствующих документах;

обеспечение рационального использования документов
в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько
отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей
предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму
организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по
обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем
отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает
рассредоточение делопроизводственных операций между структурными
подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют
централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование
дел). Форму организации делопроизводства  выбирают с учетом размера 
предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В
небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная
форма). 

2. Место и роль документов в управлении на
современном этапе

Проблема документационного обеспечения управления в
настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими
причинами:

существует явное отставание темпов научно-технического
прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации
управленческой в частности.

Способы и методы обработки документов, имеющиеся
ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно
пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг,
по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

   Организация работы с документами
влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально
ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все
этапы организационной работы обычно документируются.   Работа с
документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и
каждый документ — устав, протокол, приказ, справка и др., — имеет свои
особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить и
оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости.
Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться
информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Всякое управленческое решение всегда базируется на
информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации помимо достоверности и точности
предъявляют еще два жестких требования:

1. Она должна быть своевременной.

2. Она должна быть достаточной для принятия
наилучшего решения.

Если  информация пришла с опозданием, вы уже
не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны,
если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может
быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.

Любое предприятие, так же как и каждый человек в
отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем
информации в большинстве случаев является документ.

У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации». В законе
отражены определения “информация” и “документ”.

ИНФОРМАЦИЯ — это сведения о лицах, предметах,
фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) —
материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом
для ее передачи во времени и пространстве.

Рассмотрим свойства и функции документа.

Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное.

Информативное свойство документа- это его
способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность,
доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся
долговечность, прочность документа, способность противостоять различным
воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа,
которая зависит от материального носителя и средств письма.

Основные функции документа:

-информационная (в документе фиксируются факты,
события, явления..)

-организационная (с помощью документа
обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их
деятельности)

-коммуникативная (документ обеспечивает внешние
связи предприятия);

-юридическая (содержание документа используется в
качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;

-воспитательная (документ дисциплинирует
исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;

-учебная (Для начинающих работников и молодых
специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки
и оформления новых документов).

3. Классификация документов

Все документы по отражаемым в них видам
деятельности делятся на два класса:

-документы по общим и административным вопросам
(вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие 
документы могут составлять работники всех подразделений.

-документы по функциям управления. Эти документы
составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и
сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие
группы:

-по способу документирования

-рукописные;

-электронные;

-графические;

-кино-, фотодокументы.

по сфере использования

-организационно-распорядительные;

-финансовые;

-научно-технические;

-отчетно-статистические.

по содержанию

-простые;

-сложные.

по месту составления

-внутренние;

-внешние.

по степени гласности

-открытые;

-с грифом ограничения доступа («для служебного
пользования» — информация, предназначенная только для работников данного предприятия;
«коммерческая тайна» — информация, разглашение которой может нанести ущерб ее
обладателю; «секретно» — информация, составляющая государственную тайну).

— по происхождению

-официальные или служебные (составленные
юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке
документы, отражающие интересы предприятия);

личные (затрагивающие интересы определенного лица,
именные документы).

— по юридической силе

-оригиналы или подлинники (первые или единственные
экземпляры официальных документов, подписанные автором);

-копия (документы, полностью воспроизводящие
информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической
силы);

-отпуск (копия, изготовленная под копирку при
оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью
не заверяется);

-заверенные копии (копии с необходимыми
реквизитами, придающими им юридическую силу);

-выписки (части документа с указанием , из какого
документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

-дубликаты(повторные экземпляры подлинника
документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при
утере или уничтожении подлинника.

— по форме изложения (степени унификации)

-индивидуальные (разовый документ, содержание
которого излагается в произвольной форме);

-трафаретные (когда структура и часть содержания
документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его
составлении);

-типовые (документы, описывающие стандартные
процессы и явления- типовые инструкции);

-примерные ( используются для составления и
оформления документов по аналогии);

-унифицированные ( входящие в какую-либо
унифицированную систему документации).

— по срокам исполнения

-срочные (с указанием срока исполнения);

-несрочные.

по срокам хранения

-временного хранения (до 10 лет);

-долговременного хранения (свыше 10 лет);

-постоянного хранения.

4.  История развития
ДОУ в Росии. .

1. Делопроизводство в Древней Руси

На ранних стадиях развития Древнерусского
государства  (до конца ХV в.) государственных учреждений не существовало.
Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В этих
условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой
управления. Тем не менее, документы, дошедшие до нашего времени, показывают,
что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов.
В данный период ( Х-ХV вв.) в основном документируются правовые отношения,
создаются завещания. С развитием законодательных основ государства 
создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это
многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные
кабалы, фиксирующие заем денег и т.д.

В период Х-ХIV столетий на Руси формировались
определенные традиции составления и оформления документов с учетом их
функционального назначения.

С увеличением числа создаваемых документов
обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как
правило, центральные храмы и монастыри. Появляются также элементы защиты
информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.
Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и
лично-корыстных целях.

Вплоть до конца ХIV в. основным материалом для
письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или
козлиная кожа). Документы писались сплошным текстом, без разделения на
отдельные слова. Из знаков препинания к ХIV в. стала использоваться точка в
конце предложения.  В ХV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага,
которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй
половины ХVII в. использовалась  своя, отечественная. Первоначально бумага
изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных
веществ, добываемых из чернильных орешков. Сочетание чернил и тряпичной бумаги
делало текст особенно стойким. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в
архивах, хорошо читаются. 

Рассмотренный период можно охарактеризовать как
период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства,
накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения
их сохранности. Однако это было еще не делопроизводство, а, скорее, обычаи
документирования информации.

4. Унифицированная система ДОУг

Состав нормативно-методической базы ДОУ.

В настоящее время документационное обеспечение
управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется
действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих
органов,  правилами и указаниями архивного управления.

Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность
законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов,
регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования
документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также
включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата
управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие
аспекты).

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

-законодательные акты Российской Федерации в сфере
информации и документации;

-постановления и распоряжения Правительства
Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств,
комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного
обеспечения управления на федеральном уровне;

-государственную систему документационного
обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от
25.05.88 № 33);

-правовые акты органов представительной и
исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных
образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

-правовые акты нормативного и инструктивного
характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

-государственные стандарты на документацию;

-унифицированные системы документации;

-общероссийские классификаторы
технико-экономической и социальной информации;

-нормативные документы по организации и охране
управленческого труда служащих службы ДОУ;

-нормативные документы по организации архивного
хранения документов.

Основу гражданского законодательства составляет
Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября
1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г.  Гражданский кодекс РФ  устанавливает
виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских
взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения,
подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы
4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании,
регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Федеральный закон «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ
устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов)
являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и
защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается
правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон Российской Федерации «О государственной
тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в
связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и
защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К
государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области
его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной,
контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение
которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ
«О бухгалтерском учете» отражены основные требования к ведению бухгалтерского
учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен
состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки
хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с
правилами организации государственного архивного дела.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и
Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ,
постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.

 Стандартизация и унификация системы ДОУ

Большая часть управленческой информации
закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным
разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий
по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются
унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к
единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях
сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов,
типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению
документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению
затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной
совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных
документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в
определенной области деятельности, называют унифицированной системой
документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в
норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по
разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для
всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты
разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ),
государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий,
учреждений и организаций (СТП).

Требования к разработке унифицированных форм
документов

Унифицированные формы документов разрабатываются
при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления.
Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

Реквизиты форм документа размещают на основе
формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух
сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским
способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера
страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Содержательную часть формы документа следует
оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную
часть документа в виде текста.

Наименования реквизитов унифицированных форм
документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских
классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

В наименованиях граф, в которых предусматривается
простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых
классификаторов или принятую для них идентификацию.

Постоянные реквизиты форм документов должны, как
правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей
реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть
отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию,
размещенную в строке.

При использовании метода контрольного суммирования
рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты
информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее
графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке
данных.

Требования к текстам документов и порядок их
изложения определяются по нормативным документам на
организационно-распорядительную документацию.

Сокращения слов в формах документов должны
соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям,
принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные
формы документов разделяются на четыре категории:

— государственные (общероссийские);

— отраслевые (ведомственные);

— субъектов Российской Федерации;

— формы документов объединений, предприятий,
организаций.

Общероссийские классификаторы документации.

Важными средствами информационного обеспечения
являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они
обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных
информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной
информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод
наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные
им коды.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и
продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность
классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических
документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему
классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В зависимости от области применения, классификаторы
подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

По содержанию все многообразие классификаторов
можно подразделить на следующие группы:

Классификаторы информации об управленческих
документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах
деятельности, экономических и социальных показателях:

-Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

-Общероссийский классификатор продукции (ОКП)

-Общероссийский классификатор управленческой
документации (ОКУД)

-Общероссийский классификатор единиц измерения
(ОКЕИ)

Классификаторы информации об организационных
структурах:

-Общероссийский классификатор предприятий и
организаций (ОКПО)

-Общероссийский классификатор отраслей народного
хозяйства ( ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)

Тема 1.2. Общие нормы и
правила оформления документов

Цель изучения: изучение состава и расположения реквизитов
на управленческих документах согласно ГОСТ Р6.30-2003.

Вопросы для изучения:

1. Бланки документов и требования к ним. Структура
документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».

Бланки документов и требования к ним

Большинство документов предприятия, в том числе
исходящие документы, оформляются на бланке.

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной
на нем типографским способом постоянной информацией.

Бланки документов можно изготавливать типографским
способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью
средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее
важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским
способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением,
водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими
подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или
специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно
фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими
качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие
пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от
80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%.

Для изготовления бланков в основном используются
два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке,
так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров:

Левое — 20 мм;

Правое — 10мм;

Верхнее — 20 мм;

Нижнее — 20мм.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов». допускает создание бланков предприятия,
структурного подразделения и должностного лица.

В соответствии с требованиями ГОСТа установлены
следующие виды бланков предприятия:

Общий бланк — бланк предприятия или структурного
подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);

Бланк для письма;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов
бланка — угловое и продольное.

Структура документа. Требования к оформлению
документов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»

Каждый документ состоит из определенного набора
реквизитов.

Реквизит — обязательный элемент любого официального
документа.

Совокупность реквизитов, из которых состоит
документ, называется формуляром документа.

Формуляр-образец — модель построения документа,
устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к
построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец — это
совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов,
присущих всем видам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при
подготовке и оформлении документов использовать 30 реквизитов вместо 29 по ГОСТ
6.30-97.

Настоящий стандарт распространяется на
организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной
системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее —
документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой
документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

— федеральных органов государственной власти,
органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты
Российской Федерации, имеющие, наряду с русским языком, в качестве
государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

— предприятий, организаций и их объединений
независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов
документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам
и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и
хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют
следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) 

юридического лица;

06 — ИНН/ КПП налогоплательщика;

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату
документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — печать;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию.

30 — Идентификатор электронной копии документа

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ  ДОКУМЕНТОВ

01. Государственный герб Российской Федерации
помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном
гербе Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на
бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской
Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак
обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом
(положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем
помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской
Федерации.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКНО).

05. ОГРН проставляют в соответствии с документами,
выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/ код
причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами,
выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют по
Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование организации, являющейся автором
документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее
учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное,
а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с
русским языком, в качестве государственного национальный язык, печатают на двух
языках — русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в
тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах предприятия.
Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на
иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе
(положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже
наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального
отделения, представительства структурного подразделения указывают в том
случаях, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования
предприятия.

Автором документа может быть должностное лицо,
представляющее организацию.

09. Справочные данные об организации включают
почтовый адрес номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации
(номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или
изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и
должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс
0200000)

В письме наименование вида документа не указывают.

11. Датой документа является дата его подписания
или утверждения для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта —
дата события. Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой
документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в
следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год — четырьмя арабскими
цифрами. Например, дату 5 января 2008 года следует оформлять: 05.01.2008.

Допускается словесно-цифровой способ оформления
даты, например: 5 января 2008 года, а также оформление даты в следующей
последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.01.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его
порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом
дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более
предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих
организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе.

13.  Ссылка на регистрационный номер и дату
документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается
ответ.

14.   Место составления или издания
документа указывают в том случае  если затруднено его определение по
реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Место составления или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые
сокращения.

15.  В качестве адресата могут быть
организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При
адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются
перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения
указывают в именительном падеже.

             
Минюст России

             
Управление систематизации

             
законодательства

Должность лица, которому адресован документ,
указывают в дательном падеже, например:

             
АОЗТ «Болшевский текстиль»

             
Бухгалтерия

Старшему экономисту

             
А.С. Николаеву

или
             
Президенту АОЗТ «Ломоносовский фарфоровый  завод»

             
В.И. Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных
организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их
следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости
может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности,
установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита
«Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

             
Председателю садового товарищества «Можайские дали» В.А. Бунееву

16. гриф утверждения — реквизит, указывающий
нормативный или правовой характер его содержания. Документ  утверждается
должностным лицом или специально издаваемым документом.

17. резолюция — реквизит, в котором руководитель
указывает задание по исполнению данного документа, срок исполнения и конкретных
исполнителей.

18. заголовок — выражает краткое содержание текста,
его основную смысловую нагрузку.

19. отметка о контроле означает, что документ
поставлен на контроль. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

20. При составлении текста в виде анкеты
наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго
лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете»,
«владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные
словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки
таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в
именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с
заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы
должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера
этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух
частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления
документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения,
рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например,
приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления —
просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании
документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их
реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа,
дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и
т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют
арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах,
распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а
также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно
идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего
лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных
распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица
множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности
организаций, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также
содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму
изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа
(«отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия
установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим
направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю
необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа
(«министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметку о наличии приложения, названного в
тексте, оформляют следующим образом — Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в
тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество
экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального
кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления  документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов
не указывают.

В приложении к распорядительному документу на
первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием
наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,
например:

Приложение 2
             

к приказу директора Института от 15.06.2007 №
319             

Если к документу прилагают другой документ, также
имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

приложение: письмо Росархива от 14.06.2007 №
02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в
документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать
прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа,
его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

15.06.2007 № 19

22. В состав реквизита «Подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ
оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформ­ленном на
бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор                       
Личная  
подпись                      
Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного
лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными
лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например;

Генеральный
директор                     
Личная  
подпись                   
М.А. Медведев

Главный бухгалтер                       
Личная  
подпись                   
Н.А.Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных
должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель
Министра             
юстиции Российской Федерации

Заместитель Министра финансов Российской Федерации

Личная 
подпись             

Личная подпись

В.М.
Степанов             

А.П. Миронов

В документах, составленных комиссией, указывают не
должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии
             

Личная
подпись             
                                                                               
Н.В. Куликов

Члены комиссии 
             

Личная подпись                                                                            
К.М. Артемьева

Личная
подпись                                                                                 
С.П. Матвеев

Личная
подпись             
                                                                              
В А. Филатов

Документ может быть подписан исполняющим
обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и
фамилии.  При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки
«Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23. Гриф согласования документа состоит из слова
СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов,
фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
             

Ректор Финансовой
академии             

при Правительстве Российской
Федерации             

Личная подпись А.Г Грязнова
             

23.04.2007             

Если согласование осуществляют письмом, протоколом
и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО
             

Письмо Российской академии медицинских
наук             

от
30.10.2007№451-805             

или             

СОГЛАСОВАНО
             

Протокол заседания             

Правления
страховой             

компании
«Планета»             

от 21.06.2007 №
10             

24. Согласование документа оформляют визой,
включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи
(инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная
подпись              
А.С. Орлов

25.11.2007

При наличии замечаний по документу визу оформляют
следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись               
А.С. Орлов

25.08.2007

Замечания излагаются на отдельном листе,
подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в
организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего
листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из
организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии
отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном
листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное
визирование документа и его приложения.

25. Печать заверяет подлинность подписи
должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными
актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми
средствами.

Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа
подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно
должность лица  заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы»
фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно

Инспектор отдела кадров   Личная подпись
М.В. Копосков

07.06.2007

Допускается копию документа заверять печатью,
определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или
фамилию имя отчество) исполнителя документа и номер его телефона Отметку об
исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу,

например:

Петров И.И.

333-25-25  

28. Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа,
краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет
храниться документ.

Отметка об использовании документа и направлении
его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или
руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию
содержит и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты)

Допускается отметку о поступлении документа в
организацию поставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа
является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой
страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и
другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Раздел 2. Оформление распорядительных
документов

Распорядительные документы играют очень важную роль
в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Распорядительные документы — документы, носящие
административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным
организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение
распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу
управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать
максимальный эффект от своей деятельности. 

Схема подготовки распорядительных документов:

всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта
документа;

согласование текста и его подписание;

обсуждение и принятие документа на заседаниях
коллегиального органа (постановление, решение)

Текст распорядительного документа состоит из
взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо
рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения.
Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет
необходимости давать пояснения.

Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной
форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ
(постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ — приказы.

ГОСТ указывает: «в распорядительных документах
организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах,
адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого
лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

Виды распорядительных документов:

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми
центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее
важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления
стабильных норм правил поведения.

Постановления принимаются высшими органами
государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим
вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.

Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:

герб РФ или субъекта;

наименование организации, издавший документ;

наименование вида документа;

место составления;

дата документа, регистрационный номер;

заголовок к тексту;

текст;

подписи;

визы согласования.

Проекты постановлений обязательно визируются
юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего
данный документ.

Приказ (по основной деятельности) —  правовой акт, издаваемый руководителем
предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед
предприятием.

Приказами оформляются:

порядок деятельности предприятия;

решения и поручения по организации работы;

организационные мероприятия;

итоги работы;

результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости.

Изменения, дополнения, отмена приказов производится
только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его
заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не
указан другой срок введения его в действие.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на
предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями
главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок
действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан.
Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная
часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается
руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.

Указание — распорядительный документ, издаваемый
органами государственного управления, министерствами, ведомствами,
предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического
характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов,
инструкций и других актов органов управления.

К вопросам информационно-методического и
организационного  характера относятся:

А. Организация исполнения приказов;

Б. Организация исполнения инструкций.

Текст указания состоит из двух частей:
констатирующей и распорядительной.

констатирующая часть раскрывает причины издания
документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»

распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ
, в ней указываются предписываемые действия.

         
Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления,
издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения
составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием
акционеров и т.д.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной
части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В
распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение,
затем — слово РЕШИЛ  на отдельной строке.

Распорядительная часть делится на пункты. Каждый
пункт строится по схеме: действие- исполнитель — срок исполнения.

Решение подписывают председатель и секретарь
коллегиального органа.  

Раздел 3. Оформление информационно-справочной
документации.

Большинство документов, издаваемых в организациях,
являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы — это
совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел,
служащих основанием для принятия решений.

Виды информационно-справочных документов:

Акт —
информационно-справочный документ, составляющийся  группой лиц для
подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы,
рекомендации, предложения его составителей.

Акт утверждается распорядительным документом или
руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной,
констатирующей.

Во вводной части текста акта указывается основание
для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при
этом.

В констатирующей части содержится описание
проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения
составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его
составлении.

Протокол
—  документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на
собраниях, заседаниях, совещаниях.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и
основной.

Вводная часть текста протокола имеет постоянную и
переменную информацию.

Постоянная — слова: «Председатель», «Секретарь»,
«Присутствовали» (пишутся от левого поля).

Переменная — инициалы и фамилии председателя,
секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ
— ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно,от левого поля
без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ  ставится цифра вопроса
повестки дня, если вопросов несколько. С  красной строки пишут инициалы и
фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада,
сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и
фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада,
сообщения.

Завершающая часть текста протокола – постановление
по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие —
исполнитель — срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой
протокола является дата проведения заседания.

Докладная записка — документ, адресованный
руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение
какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают:
информационные; отчетные.

В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке
формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем
бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Текст докладной записки делится на две части:

изложение фактов, послуживших причиной ее
составления.

Выводы, предложения организации или должностного
лица.

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений
основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой
дисциплины.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к
основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает
их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины
невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном
листе бумаги. Подписывается автором- составителем.

Справка —
документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

В справке не даются выводы и предложения. В справке
фиксируют сведения определенного периода времени.

Справки составляются для удостоверения юридических
фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.

Если необходимо в справку включить сведения по
нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь
заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые
показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в
двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в
дело.

Текст справки личного характера начинается с
указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного
лица о котором сообщают сведения.

Доклад —
последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся
проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим
должностным лицом.

Чтобы составить хороший доклад, надо определить
цель документа и правила оформления.

Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада:

вступление

основная часть

выводы

рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких
предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу.

Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги,
знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

Отметка о категории телеграммы;

Адресат;

Текст;

Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;

Во второй части телеграммы — под чертой —
указываются:

Адрес и наименование организации — отправителя
телеграммы;

Наименование должности;

Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;

Печать;

Дата

Телефонограмма — официальное сообщение, переданное
по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для
передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

При передачи телефонограммы полагается
придерживаться следующих установок:

передавать только краткую, срочную информацию;

проверять правильность записи обратной связью;

текст — не более 50 слов;

не использовать трудно выговариваемые и трудные
слова.

Раздел 4. Оформление организационной
документации

Одна из управленческих функций, реализуемых в
деятельности предприятий — это функция организации системы и процессов
управления.

Организационная деятельность предприятия выражается
в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов,
содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его
компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах
документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и
частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и
др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

Организационные документы — комплекс
взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции
предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность
руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения
обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности
предприятия.

Виды организационных документов: 

Устав предприятия — свод правил, регулирующих деятельность организаций, их
взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в
сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав — это сложный документ, структура и
содержание которого определяются самими разработчиками.  Устав входит в
состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и
имеет установленную структуру текста.

Требования к составлению устава даны в Гражданском
Кодексе РФ ч.1.

Устав должен содержать следующие реквизиты:

Наименование организации;

Наименование вида документа;

Дата документа;

Место составления или издания документа;

Гриф утверждения документа;

Текст устава;

Подпись лица, утверждающего документ.

Положение — это правовой акт, определяющий порядок
образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы
предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее
положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения
также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру
текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей
предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного
подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается
руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и
содержит следующие реквизиты:

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Наименование вида документа;

Дата;

Гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура и
содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.

Текст Положения включает следующие разделы:

общие положения.

основные задачи.

функции.

права.

организация работы.

Инструкция — правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления
правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и
иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок
инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых
распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)

Инструкция является документом постоянного или
длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и
содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.

Инструкция содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

дата;

место издания;

заголовок к тексту;

гриф утверждения;

текст;

подпись.

На каждого работника предприятия составляется
должностная инструкция — документ, в котором определяются задачи, функции,
права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции
разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная
инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем
и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой
службой,  согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

Основные разделы текста должностной инструкции:

общие положения;

должностные обязанности;

права;

ответственность;

В 1 разделе указываются область деятельности
специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности;
квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ,
выполняемые специалистом.

В 3 разделе устанавливаются права, необходимые
специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В 4 разделе указывается, за что конкретно несет
ответственность специалист.

Штатное расписание — документ, закрепляющий
должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке
предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных
единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

дата;

место издания;

гриф утверждения;

текст;

визы;

подпись.

Подписывается штатное расписание заместителем
руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем
предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом
руководителя предприятия.

Структура и штатная численность — организационный
документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия,
вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из
должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка-
организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

организация работы предприятия;

взаимные обязанности работников и администрации;

предоставление отпусков;

командирование сотрудников;

внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия,
согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия ,
визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

Раздел 5. Оформление документации по личному
составу.

 Цель  работы – научиться правильно оформлять
документы, такие, как:

анкета
(или резюме) — документ, отражающий личные сведения о сотруднике, его
квалификацию; 
трудовой договор — основной документ,
регулирующий отношения между сотрудником и предприятием;

приказы по личному составу, которые регулируют
все трудовые отношения между сотрудником и предприятием;

 Перед приемом сотрудника на работу руководство предприятия изучает
его квалификационные характеристики. В настоящее время, особенно в коммерческих
предприятиях, распространена первичная форма знакомства с претендентом на
должность в виде резюме (автобиографии).
   Резюме  – документ, содержащий
сведения, характеризующие уровень образования, профессиональные навыки и опыт
работы претендента на должность. (Приложение 1).
   Квалификационное  резюме
отражает ваши профессиональные достижения и включает хронологию
трудового  пути. Это своего рода характеристика человеком самого
себя.
   Не  существует
строгих нормативных  правил, как составлять резюме. Работодатели
должны увидеть ваши сильные стороны  и разнообразие
ваших талантов. Постарайтесь быть
предельно точными и ясными. Помните,
лучше всего уместить информацию на одной странице.
   Резюме  содержит
несколько разделов. В разделе  «Личные сведения» следует указать
фамилию, имя, отчество, домашний адрес, телефон, дату рождения, семейное
положение. В разделе «Образование» указывается название учебного заведения, год
его окончания, специальность и квалификация по диплому. Если вы окончили
несколько учебных заведений и считаете, что есть смысл это отразить, то их
следует указать в обратном хронологическом порядке. В разделе «Опыт работы»
описываются этапы трудовой деятельности в одной или нескольких организациях
(также в обратном хронологическом порядке). Помимо этих основных разделов в
резюме можно указать круг интересов, дипломы и сертификаты, а также
дополнительные сведения, такие как знание иностранного языка, компьютерная
грамотность, наличие печатных трудов, размер предполагаемой заработной платы.
Подведите итог своим качествам и наиболее важным способностям. Объясните
потенциальным работодателям на конкретных примерах, какой ценный вклад вы могли
бы внести в работу организации. Опишите свои уникальные способности. Этот
раздел напишите в последнюю очередь –  обычно это самое трудное. 

Трудовой 
договор – основной документ, регламентирующий
трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами
трудового договора. (Приложение 2). Заключение трудового договора с каждым
работником – это обязанность работодателя. Оформление договоров обязательно не
только в случае, если сотрудник принимается на постоянную работу, но и в случае
совместительства и выполнения работниками определенного объема работ временного
характера.
   Трудовой  договор является основанием возникновения 
трудовых отношений. 
   Трудовой  договор является двусторонним
соглашением. Сторонами трудового договора являются работник
и работодатель.
   Работник  – физическое лицо, вступившее в трудовые
отношения с работодателем. 
Работодатель – юридическое лицо либо индивидуальный предприниматель или
физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником.
   Содержанием трудового договора признаются взаимные
обязательства (условия), оговариваемые сторонами при его заключении.  Работодатель 
обязан заключить трудовой договор  в письменной форме с каждым лицом,
принимаемым на работу. Все договоры заключаются с соблюдением всех обязательных
реквизитов и условий, установленных ст. 57 ТК РФ, и заверяются подписями
сторон.
   Поправки, внесенные в ТК РФ Федеральным 
законом № 90-ФЗ, устанавливают требование об обязательном приведении
в трудовом договоре сведений, индивидуализирующих 
стороны трудового договора. Это  важно для возложения
ответственности на ту и другую сторону трудового договора.
   В отношении работника указываются:

фамилия,
имя, отчество работника; 
сведения о документах, удостоверяющих личность работника.

   В отношении работодателя указываются:

наименование
работодателя (если работодателем является юридическое лицо, то указывается
полное наименование организации, содержащее указание на организационно-правовую
форму, а также наименование органа или фамилия, имя, отчество лица,
осуществляющего права и обязанности работодателя в трудовых отношениях. 
Если работодателем является физическое лицо, то в трудовом договоре указываются
его фамилия, имя и отчество);
сведения о документах, удостоверяющих личность (для работодателей
– физических лиц);
идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за
исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными
предпринимателями);
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой
договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.

   Также должны быть
указаны такие реквизиты, как место и дата заключения
трудового  договора.
   И только после того,
как будут указаны  эти сведения, вполне определенное лицо
наделяется правами и несет  ответственность по
трудовому договору.
   Как правило, иные,
индивидуализирующие признаки сторон трудовых отношений указываются в конце
текста трудового договора (место жительства работника, юридический и почтовый
адрес работодателя и иные сведения). 

 Приказ  – это
внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным,
организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.
   Приказы по личному составу являются не только
распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным
учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения
гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы 
   Основой кадрового делопроизводства являются приказы
(распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых
договоров, при их изменениях и прекращениях.
   Содержание  кадрового приказа должно
соответствовать  условиям заключенного трудового договора. Из
приказов руководителя организации  по личному составу информация
переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.
   Приказы по личному составу документируют 
процесс движения кадров в организации.
   С этой целью целесообразно разработать инструкцию,
которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе,
увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и
рассылки приказов по личному составу.
   Приказами по личному составу документально 
оформляются:

прием,
перевод на другую работу, увольнение;
изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;
установление размеров оплаты труда;
предоставление отпусков;
командирование сотрудников;
наложение дисциплинарных взысканий и др.

   Для оформления приказа по личному составу необходимо
письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт
(например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из
другой организации и др.
   Личное  заявление работника обычно
пишется  от руки в произвольной форме, в которой 
излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую
вакантную  должность или в другую организацию и т.д.
   В заявлении обязательно указывается 
адресат(должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная
подпись, дата. 
На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении
документа в дело.
   Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от
приказов по основной деятельности организации.
   Кадровые  приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ,
НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.
   По  структуре приказы могут быть простыми и сложными.
   Если  приказ касается одного лица, то он называется
простым (индивидуальным). В заголовках
к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу…», «О
переводе на другую работу…», «О поощрении…» и  т.п.
   Объединение в приказе нескольких распорядительных
пунктов делает приказ сложным.
   В сложных приказах при решении  одного
кадрового вопроса (прием  или увольнение и др.)
заголовок  формулируется в зависимости  от
решаемого вопроса. В сложных  приказах, решающих
несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок
отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих
приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения
отдельных вопросов: сначала – назначение на должности, затем – перевод на
другие должности, далее – освобождение от занимаемых должностей. Если в одном
пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.
   Приказы по личному составу должны быть оформлены  в строгом соответствии
с ТК РФ.

при
приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и
условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и
т.п.;
при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);
при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата
начала и окончания;
при переводе на другую работу – вид перевода(если временный —
продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода,
изменение оплаты труда;
при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид
поощрения или взыскания;
при командировании – дата, продолжительность и цель командировки,
наименование организации командирования.

   Констатирующая  часть в
приказах по личному составу может отсутствовать.
   Распорядительная  часть
приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и
отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные
формулировки решения того или иного кадрового вопроса.
   Приказ  по
личному составу должен по каждому  пункту
содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой
для его издания.
   В приказе по
личному составу обязательна  запись: «С приказом ознакомлен,
подпись, расшифровка подписи, дата».
   Приказы по
личному составу визируются лицом, ответственным за кадры,
и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ
касается. 

Раздел 6. Организация делопроизводства

Цель
изучения: изучение движения документов  на торговом предприятии с момента
их создания до завершения исполнения или отправки.

Вопросы
для изучения:

1.
Понятие и принципы организации документооборота.

2.
Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

3.
Прохождение исходящих и внутренних документов.

4.
Работа с конфиденциальными документами.

5.
Работа с письмами и обращениями граждан.

1.
Понятие и принципы организации документооборота.

Под
документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с
момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными
принципами организации документооборота являются следующие:

прохождение
документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере
делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять
параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в
исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

каждое
перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или
ограничить возвратные перемещения документов;

порядок
прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть
единообразными.

Основная 
задача организации документооборота — прямоточность в движении документов,
однократность и единообразие их обработки.

По
отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и
внутренних документов (практики называют эти документы соответственно
входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными
характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота,
являются:

объем
потока, который определяется количеством документов, проходящих через
канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

структура
потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими
классификационными признаками;

режим
потока, который определяется периодичностью движения документов через
канцелярию (секретаря-референта).

Учет
объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета
штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических
средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и
корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с
документами.

Для
оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих,
исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу,
писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются
маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по
документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Существует
три основные формы организации работы с документами: централизованная,
децентрализованная и смешанная.

Централизованная
форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим
документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все
операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с
документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и
большим объемом документооборота.

2.
Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

Документопоток
входящих документов составляют:

документы
вышестоящих организаций, органов власти;

документы
подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и
различного рода запросы;

документы
организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для
решения вопросов, требующих совместных действий;

жалобы
и заявления граждан.

В
процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

прием
входящих документов;

первоначальная
(экспедиционная) обработка;

предварительное
рассмотрение и распределение;

регистрация;

рассмотрение
документов руководством;

исполнение
резолюций;

отправка
ответных документов.

Прием
входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно
экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или
секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Вся
корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна
пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная
обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность
доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их
к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за
исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из
конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение,
отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На
всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта
и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного
штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения
документа.

Отметку
при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых
документах в момент регистрации.

В
процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным
подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию
или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные
подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями
этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным
подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается
для регистрации.

Распределение
поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

В
малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации
производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь
необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не
только по почте, но приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение),
электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная
служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет
телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем
передаваться в канцелярию.

Предварительное
рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом)
производится с главной целью — отобрать документы в адрес руководства.
Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено
избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут
тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по
принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует
решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства
информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

На
документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или
исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного
подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При
предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый
руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных
документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной
корреспонденцией.

Передача
документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения.
Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение
документов руководством организации и структурных подразделений производится,
как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере
поступления.

Результаты
рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).

Руководитель
учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ,
должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С
резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано
несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для
одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу
исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю,
указанному в резолюции первым.

Резолюция
руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для
контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения
документа на контроль.

Все
перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями
осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной
карте.

Исполнение
резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками,
указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости
фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время
до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При
передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на
основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет
избежать вызова исполнителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему
материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью
завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или
секретарь-референт).

3.
Прохождение исходящих и внутренних документов.

К
числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные
письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение
адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной
реакции адресата.

Прохождение
исходящего документа включает несколько этапов:

составление
проекта документа, его распечатка;

согласование
проекта, его визирование в необходимых случаях;

подписание
(утверждение) документа;

регистрация
и отправка документа.

Процесс
согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта
заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются,
документ перепечатывается.

Подготовленный
проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности
оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях — материалов, на
основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ
возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами
секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются
руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как
правило, перепечатываются.

Подписанные
документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию,
секретарю).

В
экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые Документы сортируются по
адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют
стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение
связи.

Канцелярией,
секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их
поступления.

Что
касается внутренних документов, то они проходят следующие стадии: подготовка
проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание,
исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления
те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с
маршрутами входящих документов.

Однако
некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический
отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и
т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы,
протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются
размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их
рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя
организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние
документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные
подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

4.
Работа с конфиденциальными документами.

К
служебным документам конфиденциального характера относятся документы,
содержащие информацию закрытого характера.

Перечень
сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта
1997 г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в
частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

Под
служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139),
следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и
иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или
потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по
экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для
свободного ознакомления с нею.

Работа
по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых
предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных —
начальником канцелярии.

Для
нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо
обеспечить следующие три условия:

работа
с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально
для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется
ограниченному числу сотрудников;

выдача
конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного
рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

передача
документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации
из подразделения в подразделение) производится только с разрешения
соответствующего руководителя.

Документы
конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся
отдельно от других документов — в особых помещениях или в запираемых
металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и
опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях — под охраной и
с соответствующей сигнализацией).

По
окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на
хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному
руководителю.

Руководители
подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с
конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают
«Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации
форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и
иной ответственности в соответствии с законодательством.

5.
Работа с письмами и обращениями граждан.

Работа
с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от
общего делопроизводства.

Личную
ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние
делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий
и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем,
принимать меры по ее совершенствованию.

Все
поступающие в государственные органы, на предприятия и в организации
предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно
зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.

При
личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы
также подлежат централизованной регистрации.

После
регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Решение,
принимаемое по обращениям граждан, должно быть основано на требованиях
законодательства, изучения обстоятельств, ставших причиной написания жалобы,
заявления.

Ответственность
за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на
руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит
обязательному контролю.

Сроки
исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них
вопросов.

По
установившейся практике заявления и жалобы, не требующие дополнительного
изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Если
для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение
дополнительных работ, допускается, в порядке исключения, продление сроков для
ответа не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему
заявление или жалобу.

Результаты
решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны
быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если
полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно
быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в
компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда
ему следует направить свое обращение.

Отказ
в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде,
аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на
действующее законодательство и решения компетентных органов.

Секретарь-референт
или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязаны
систематически проводить анализ этой категории документов.

СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.     
Об архивном деле в Российской Федерации
[Электронный ресурс]: федеральный закон Рос. Федерации от 22 октября 2004 №
125-ФЗ // КонсультантПлюс : справ. правовая система. – Электрон. дан. – М.,
2015 – URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 30.05.2015).

2.     
Об утверждении Методических
рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти [Электронный ресурс] : приказ Федерального архивного
агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 // КонсультантПлюс : справ. правовая
система. – Электрон. дан. – М., 2015 – URL: http://www.consultant.ru (дата
обращения: 30.05.2015).

3.     
Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации власти
[Электронный ресурс] : приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря
2010 г. № 2232// КонсультантПлюс : справ. правовая система. – Электрон. дан. –
М., 2015 – URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 21.05.2015).

4.     
Об образовании в Российской
Федерации [Электронный ресурс]: федеральный закон Рос. Федерации от 29.12.2012
№ 273-ФЗ // КонсультантПлюс : справ. правовая система. – Электрон. дан. – М.,
2015 – URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 18.05.2015).

5.     
ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во
стандартов, 2013 — 8 с.

6.     
ГОСТ Р 6.30-2003.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003. — 16 с.

7.     
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования. – М.: Изд-во стандартов, 2007. – 22
с.

8.     
Андреева В.И. Ценное — в архив!
// Кадровик. Ру — 2011. — №1. – С.35 – 37.

9.     
Бурова Е.Н. Справочный аппарат
к номенклатуре дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. –
2013. — №11. – С.36-37.

10.  Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления
(делопроизводство): учеб. пособие. / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина.
– 2-е изд. – М. : Инфра-М, 2012. — 304 с.

Разрешение — конфликтная ситуация

Cтраница 3

Особое место занимают должностные инструкции. Должностную инструкцию и трудовой контракт используют при разрешении конфликтных ситуаций между работодателями и работниками.
 [31]

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом.
 [32]

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.
 [33]

Если два и более подчиненных имеют разногласия по какому-либо вопросу, то конфликта можно избежать, обратившись к общему руководителю. Принцип единоначалия укрепляет иерархическую структуру и способствует предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций, так как заранее известна и четко исполняется соподчиненность звеньев управления и отдельных сотрудников.
 [34]

Второй подход — планирование при ограниченных ресурсах — предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением программы. При данном подходе наличное количество ресурса остается неизменным, а разрешение конфликтных ситуаций производится за счет смещения даты окончания работ. Результирующим представляет собой расписание, содержащее задержки выполнения некоторых работ, требующих дефицитные ресурсы. Соответственно, дата окончания программы — это ранняя возможная при данном ограничении дата окончания.
 [35]

Второй подход — планирование при ограниченных ресурсах — предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением программы. При данном подходе наличное количество ресурса остается неизменным, а разрешение конфликтных ситуаций происходил за счет смещения даты окончания работ. Результирующее расписание содержит задержки выполнения некоторых работ, требующих дефицитных ресурсов, соответственно, дата окончания программы представляет собой раннюю возможную при данном ограничении дату окончания.
 [36]

В следующих разделах описывается несколько различных структур данных, которые можно использовать для хеширования. Каждой соответствует определенная хеш-функция и один или более алгоритмов для разрешения конфликтных ситуаций. Как и в большинстве компьютерных алгоритмов, каждый метод имеет свои преимущества и недостатки. В заключительном разделе главы эти методы сравниваются, чтобы вы могли выбрать методику хеширования для решения конкретных задач.
 [37]

Планирование при ограниченных ресурсах предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта. При данном подходе наличное количество ресурса остается неизменным, а разрешение конфликтных ситуаций производится за счет смещения даты окончания работ.
 [38]

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор ( контракт) с работником. Трудовой договор ( контракт) и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций ( споров) между руководством организации и сотрудником, работодателем и работником.
 [39]

На основании должностной инструкции должен разрабатываться трудовой договор ( контракт) с работником. Трудовой договор ( контракт) и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Трудовой договор с главным бухгалтером приведен на стр.
 [40]

Многие практикующие аудиторы настаивают на том, что все вопросы, связанные с лишением права занятия аудиторской деятельностью, могут быть решены, как это вытекает из Временных правил и из соответствующего федерального закона ( когда он будет принят), только в судебном порядке. Были случаи, когда и соответствующие представители аудиторских палат предпочитали именно такой подход к разрешению конфликтной ситуации. Но по нашему мнению, необходимо и особое понимание того, что кроме судебных разбирательств важны и более рутинные многочисленные внесудебные рассмотрения дискуссионных вопросов. Так, английские и другие зарубежные исследователи подчеркивают, что основная причина таких разногласий — неполное следование пожеланиям общественности и недостаточность разъяснительной работы. По мере построения нами гражданского общества данные вопросы, очевидно, будут более актуальны и для России.
 [41]

Зная, что длительные нервные напряжения грозят нам болезнью, мы должны направлять все усилия, чтобы так или иначе разрешить гнетущий нас внутренний конфликт. Правда, самое трудное — это взять себя в руки и сделать шаг в сторону разрешения конфликтной ситуации.
 [42]

Модель Спор применима и — к ситуации деловой беседы, когда реализуется мягкий стиль делового общения. В современной трактовке деловые беседы означают устный контакт между партнерами, имеющими необходимые полномочия от своих организаций для проведения переговоров и разрешения конфликтных ситуаций. Главные функции деловой беседы — начало или координирование уже начатых мероприятий, обмен информацией, взаимное общение и поддержание деловых контактов, оперативная разработка рабочих идей. Структура деловой беседы предполагает пять основных фаз: начало, передачу информации, аргументирование, опровержение доводов собеседника, принятие решения.
 [44]

Основная цель деловой беседы — обмен информацией. В зависимости от предметного содержания различают деловые беседы следующего содержания: найм и увольнение персонала, поручение производственного задания, анализ и разрешение конфликтных ситуаций, внедрение новаций, трудовая и производственная дисциплина, улучшение психологического климата в коллективе.
 [45]

Страницы:  

   1

   2

   3

   4

Наказание невиновного

Чаще всего к работнику применяют меры дисциплинарной ответственности за опоздание на работу. Если подобные нарушения повторяются неоднократно или же работник опоздал больше чем на четыре часа, работодатель вправе уволить нарушителя.

Наказать работника можно, если он виноват в совершенном проступке. Так сказано в статье 192 Трудового кодекса. Поэтому работодатель обязан получить у нарушителя письменное объяснение своего проступка.

В оправдание работник может сослаться на плохую работу общественного транспорта, погодные условия и другие аналогичные обстоятельства, предвидеть которые он не мог. Является ли названная работником причина уважительной, решает работодатель. И в большинстве случаев такие объяснения его не удовлетворяют. Как следствие – конфликт с работником.

Если в такой ситуации работодатель уволит нарушителя за прогул, велика вероятность, что уволенный обратится в суд за восстановлением справедливости. Тогда фирме придется доказывать, что работник прогулял без уважительной причины.

Чтобы этого не произошло, нужно обязательно получить у него письменные объяснения по факту нарушения и попросить привести доказательства своих слов. А в случае отказа – оформить об этом акт.

Отказ работника от дачи объяснений по поводу совершенного проступка нельзя расценивать как нарушение дисциплины и тем более наказывать за это (определение Верховного Суда РФ № 47-Г04-29, обзор судебной практики Верховного суда РФ за IV квартал 2004 г. от 09.02. 2005 г.).

Имейте также в виду, что нельзя считать прогулом:

• неявку работника на общественные мероприятия;
• уклонение работника от выполнения действий, не связанных с трудовыми обязанностями;
• отказ работника приступить к работе, на которую он был переведен с нарушением закона;
• нахождение работника без уважительных причин не на своем рабочем месте, а в помещении другого или того же цеха (отдела) или на территории предприятия или объекта, где он должен выполнять свои трудовые функции;
• отстранение сотрудника от работы работодателем.

Конфликта с работником поможет избежать правильно составленная должностная инструкция. Ее формулировки должны четко определять, каким образом работнику следует выполнять свои обязанности. Если этого не сделать, трудно будет установить, виноват ли работник в невыполнении своих обязанностей.

Несоответствие тяжести проступка наказанию

Принимая решение о наказании работника, нужно учитывать тяжесть совершенного им проступка. Это необходимо, несмотря на то, что Трудовой кодекс РФ не содержит требований такого сопоставления.

Имейте в виду, даже если работник совершил несколько дисциплинарных проступков, это еще не повод для его увольнения.

ПРИМЕР
Вахтеру Михайловой был объявлен выговор за то, что она во время работы оставила свое рабочее место, не предупредив начальника смены. 
Работница объяснила свой поступок необходимостью взять лекарства из аптечки. Через некоторое время она позвонила со своего рабочего места домой, нарушив тем самым должностные инструкции, которыми установлен запрет на ведение личных телефонных переговоров со служебного телефона. При этом работница пояснила, что звонила домой, потому что беспокоилась за состояние здоровья и безопасность своей малолетней дочери, которая находилась там одна. Работодатель уволил Михайлову за неоднократное нарушение трудовой дисциплины. 
В ответ работница обратилась с жалобой в суд, который установил, что нарушения дисциплины труда Михайловой были малозначительными, и увольнять ее за это было нецелесообразно.

Незаконные наказания

Виды дисциплинарных взысканий, которые можно применить к работнику, перечислены в статье 192 Трудового кодекса. Это:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Другие виды дисциплинарных взысканий можно применять лишь к государственным гражданским служащим. О них говорит Федеральный закон от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Он позволяет объявлять госслужащему замечание, выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии, освобождение от замещаемой должности, увольнение с гражданской службы (ст. 57 Закона).

А Федеральный закон от 17 января 1992 года № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» дает право в качестве дисциплинарного взыскания лишать сотрудника нагрудного знака «Почетный работник прокуратуры Российской Федерации».

Для коммерческих фирм подобных законов не существует. Поэтому применять наказания, не перечисленные в Трудовом кодексе, запрещено.

Следует также помнить об особом порядке применения увольнения в качестве дисциплинарного взыскания. Уволить можно только:

• за неоднократные нарушения трудовой дисциплины;
• за грубое нарушение трудовой дисциплины, в том числе руководителем фирмы и его заместителями;
• за необоснованное решение, принятое руководителем, в результате которого нанесен вред имуществу фирмы.

Однако работодатели нередко «изобретают велосипед». Вот наиболее распространенные наказания, не предусмотренные законом:

• штраф;
• лишение премии;
• предупреждение;
• порицание.

Применять штраф как форму воздействия на работника трудовое законодательство не позволяет. Такое наказание применимо за административное, налоговое и уголовное правонарушение.

Если работодатель хочет наказать сотрудника за недобросовестное выполнение работы или невыполнение нормы выработки, нужно воспользоваться статьей 155 Трудового кодекса. Она позволяет уменьшать оплату труда в зависимости от объема выполняемой работы.

Лишение премии можно использовать как форму материального воздействия в дополнение к дисциплинарному взысканию. Для этого нужно в Положении о премировании предусмотреть, что премия не выплачивается работникам, имеющим дисциплинарные взыскания. Тогда конфликтов с работниками не возникнет.

Если необходимо оказать воспитательное воздействие на работника, можно объявить ему порицание или предупреждение.

ПРИМЕР
Кассир ООО «Палитра» Федорова, выходя из помещения по служебной необходимости, несколько раз забывала закрыть окошко кассы. После очередного такого проступка директор фирмы издал приказ, в котором предупредил кассира о необходимости добросовестно выполнять свои обязанности. Работница обратилась в суд с просьбой признать приказ незаконным. Она указала, что срок наложения дисциплинарного взыскания пропущен, а порядок его применения нарушен по той причине, что у нее не потребовали письменного объяснения.
Однако суд отказал в удовлетворении иска Федоровой, так как признал ее действия нарушением должностной инструкции. А приказ работодателя – оценкой трудовой деятельности кассира без применения дисциплинарного взыскания.

Наказание с нарушением сроков

Дисциплинарное взыскание можно наложить на сотрудника только в течение месяца с того момента, как был обнаружен проступок. Например, если работодатель обнаружит проступок 8 августа 2008 года, применить дисциплинарное взыскание он может только до 8 сентября 2008 года.

Наказание в более поздний срок неминуемо приведет к конфликтам и трудовым спорам. А если нарушение закона обнаружит трудовая инспекция, руководителю грозит штраф.

Чтобы не ошибиться в подсчете срока, необходимо помнить о нескольких важных моментах.

Во-первых, в него не входит время, в течение которого работник был на больничном или в отпуске. Отсутствие сотрудника на работе по другим причинам (например, отгул) этот срок не увеличивает.

Во-вторых, днем обнаружения проступка считают день, когда о нем стало известно руководителю работника. Так сказано в пункте 34 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 года № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

ПРИМЕР
Сотрудник Михалев опоздал на работу. Его опоздание зафиксировала табельщица Свиридова. Месячный срок, в течение которого на Михалева можно наложить дисциплинарное взыскание, следует исчислять не с момента обнаружения опоздания табельщицей, а с того дня, когда о нем будет доложено руководителю.

Нужно помнить еще и о том, что по прошествии полугода со дня совершения нарушения наказать работника нельзя. Исключение составляют случаи, когда нарушение обнаружено в ходе аудиторской проверки, в результате ревизии или в ходе проверки финансово-хозяйственной деятельности фирмы налоговой службой или другими контролерами. В этом случае наказать работника можно не позднее двух лет со дня совершения проступка.

Нарушение процедуры наказания

Привлекая работника к дисциплинарной ответственности, нельзя забывать о сборе доказательств, которые подтверждают факт нарушения. Они объясняют суть проступка, помогают установить точную дату его совершения и другие обстоятельства. Желательно, чтобы эти свидетельства были документально зафиксированы.

Чтобы у работника не возникало желания спорить о доказательствах совершенного нарушения, нужно:

• оформить факт нарушения актом;
• получить письменное объяснение от нарушителя;
• в случае его отказа от объяснения проступка составить об этом акт;
• сотруднику фирмы, непосредственно обнаружившему нарушение, написать докладную записку руководителю;
• непосредственному руководителю составить на имя директора фирмы представление на применение дисциплинарного взыскания к нарушителю.

В случае нарушения процедуры наложения взыскания и наказания суд может признать действия работодателя незаконными.

ПРИМЕР
Работник М. решил уволиться из ЗАО «Союз» по собственному желанию. Написав заявление на имя руководителя фирмы, он отработал две недели, после чего на работу не вышел.
Руководство компании посчитало действия М. прогулом и уволило его по этому основанию. Работник обратился в суд с требованием признать увольнение незаконным.
Суд удовлетворил его просьбу, так как установил, что у М. не было затребовано письменное объяснение о причинах невыхода на работу и не составлен акт об отказе от объяснений. То есть работодатель нарушил требования статьи 192 Трудового кодекса (определение Московского областного суда от 16 мая 2005 г. № 33-4395).

В отделе кадров должен быть налажен учет всех нарушений и дисциплинарных взысканий работников. Правда, Трудовым кодексом запрещено вносить сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовые книжки, а в личной карточке нет соответствующей графы. Поэтому формы и способы учета дисциплинарных взысканий можно установить самостоятельно. Например, в личное дело работника подшивать выписки из приказов о наказании, представления непосредственного руководителя для применения наказания, акты и другие доказательства совершенного проступка.

Целесообразно также вести на каждого сотрудника листок или карту поощрений и взысканий и хранить его в отделе кадров, пока работник трудится в фирме.

Конфликты при отстранении от работы

Трудовой кодекс (ст. 76) позволяет работодателю в определенных случаях отстранять сотрудника от работы.

Это возможно:

• если он появился на работе в пьяном виде;
• если он не прошел обучение и проверку знаний и навыков по охране труда;
• если он не прошел обязательный медицинский осмотр;
• если врач выявил у него заболевание, которое не позволяет ему трудиться;
• если суд, полиция, прокуратура, другие контролеры, а также органы власти потребовали отстранить его от выполняемых работ из-за совершенного правонарушения;
• если он лишен специального права на срок до двух месяцев (например, водительского удостоверения за нарушение ПДД).

Конфликт с работником может произойти при отстранении от работы по любому из перечисленных оснований.

Но чаще он возникает, когда работник сам виноват в случившемся. Например, если вышел на работу в нетрезвом виде. Кстати, чтобы наказать работника за такой проступок, достаточно и того, чтобы он просто появился в пьяном виде на территории фирмы.

Сотрудники часто заблуждаются, что подтвердить факт опьянения может только врач, а сделать это на «глаз» нельзя. Но в пункте 42 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 года № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» сказано, что доказать факт опьянения можно и с помощью других способов.

Если же выявлены только остаточные явления опьянения (головокружение, головная боль, тошнота, сильный запах изо рта (перегар) и т. п.), препятствовать работе на этом основании нельзя.

Отстранить работника из-за нетрезвого состояния можно только на один день. Если на следующий день он пришел на работу трезвым, отстранение будет незаконным.

Чтобы предотвратить конфликт из-за не пройденного медосмотра, перед тем как направлять туда работника, нужно провести с ним разъяснительную беседу.

Так же нужно поступить, если фирма собирается направить работника на учебу по охране труда или намерена устроить проверку знаний в этой области.

Чтобы отстранить сотрудника от работы за совершенное преступление, полиция или прокуратура должна обратиться в суд с ходатайством. Если суд примет такое решение, работодатель обязан будет его выполнить.

Отстранение от работы должно быть оформлено приказом.

Конфликты, связанные с материальной ответственностью

Чтобы предотвратить конфликты, связанные с материальной ответственностью работника, нужно помнить, что он обязан возместить вред за порчу имущества фирмы. Так сказано в статье 238 Трудового кодекса.

Материальную ответственность работник несет и в том случае, когда он испортил имущество чужой фирмы, а его работодатель возмещал этот вред. В этом случае работнику придется возместить убытки, которые пришлось нести его фирме.

Взыскать с работника можно только сумму прямого действительного ущерба. То есть стоимость уничтоженного или испорченного оборудования, товара или другого имущества. Сюда же включают затраты работодателя на приобретение нового имущества или восстановление испорченного. А вот за неполученную выгоду работник не отвечает.

Ограниченная материальная ответственность

По общему правилу, за вред, причиненный работодателю, работник несет ограниченную материальную ответственность. То есть с него можно взыскать сумму не больше, чем его средний месячный заработок (ст. 241 ТК РФ). Например, если средняя месячная зарплата продавца составляет пять тысяч рублей, а сумма причиненного ущерба – 7200 рублей, то фактически он возместит ущерб в ограниченном размере, то есть в сумме пять тысяч рублей.

Вот некоторые из таких случаев:

• работник по небрежности испортил или уничтожил товар, инструмент, имущество фирмы или специальную одежду, выданную для работы;
• работник торговой фирмы или магазина неправильно хранил товар, в результате чего причинил ущерб работодателю;
• работник – руководитель отдела не принял необходимые меры, чтобы предотвратить простой или хищение имущества фирмы;
• работодатель заплатил штраф за то, что его работник-продавец не использовал при работе контрольно-кассовый аппарат.

Требование о возмещении ущерба в полном объеме или превышающем средний месячный заработок во всех этих случаях незаконно и может привести к конфликту.

Полная материальная ответственность

Полностью возместить ущерб работник должен только тогда:

• когда он умышленно причинил ущерб;
• когда он причинил ущерб, находясь в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
• когда он совершил преступление, и в отношении него есть приговор суда (например, продавец осужден за кражу нескольких флаконов духов);
• когда он совершил административное правонарушение (например, грузчик магазина из хулиганских побуждений разбил витрину);
• когда он причинил ущерб, не исполняя при этом свои трудовые обязанности;
• когда есть недостача денег или товара.

Эти основания перечислены в статье 243 Трудового кодекса.

Кроме того, полностью возместить ущерб работник обязан, если он отвечал за имущество по специальному разовому письменному распоряжению работодателя.

Если с работником заключен договор о полной материальной индивидуальной (коллективной) ответственности, требовать возмещения вреда можно только за недостачу имущества. Если же имущество было испорчено по причине нарушения сроков хранения, отвечать работник будет только в пределах своей среднемесячной зарплаты (ст. 244 ТК РФ).

Это Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (утвержден постановлением Минсоцтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

К таким работникам относят, например:

• кассиров, контролеров, кассиров-контролеров;
• работников, которые проводят операции с денежной наличностью при обслуживании банкоматов;
• инкассаторов;
• заведующих и других руководителей складов, кладовых;
• экспедиторов.

Чтобы не возникало недоразумений, в трудовом договоре с работниками, которые занимают должности, перечисленные в перечне, целесообразно указывать пределы их материальной ответственности. Если этого не сделано, нужно заключить отдельный договор о полной материальной ответственности.

Отказ работника подписать такой договор считается нарушением трудовой дисциплины. Но объявить ему дисциплинарное взыскание можно только при наличии двух условий:

• обязанность по обслуживанию материальных ценностей – основная трудовая функция работника, и это указано в трудовом договоре;
• работник знал, что с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Если работник откажется заключать договор о полной материальной ответственности, его можно уволить по пункту 7 статьи 77 Трудового кодекса: «отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий договора». Такова позиция Пленума Верховного Суда РФ (постановление от 17 марта 2004 г. № 2).

Еще один важный момент. Работника моложе 18 лет можно привлечь к полной материальной ответственности, только если имущество фирмы испорчено:

• умышленно;
• в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
• в результате преступления или административного правонарушения.

Впрочем, работодатель может простить работнику ущерб, который он причинил, или потребовать возместить только его часть. Это возможно:

• если размер ущерба невелик;
• если работник зарекомендовал себя во время работы только с положительной стороны;
• если у провинившегося работника многодетная семья, сложное материальное положение, больные близкие родственники и т. п.

Однако следует иметь в виду, что право работодателя простить работнику причиненный фирме ущерб может быть ограничено собственником имущества фирмы или такое ограничение может быть записано в уставе фирмы.

Возмещение ущерба

Чтобы привлечь работника к материальной ответственности, нужно правильно рассчитать размер причиненного им ущерба. Выяснить, виноват ли он в порче имущества или недостаче, есть ли причинно-следственная связь между действиями работника и порчей имущества.

Для этого необходимо провести служебную проверку, а иногда и административное или уголовное расследование.

Проверка предусматривает инвентаризацию товара или другого имущества. Ее проводит специальная комиссия, созданная приказом руководителя фирмы. Работник должен написать объяснение и указать в нем, каким образом он причинил ущерб.

Взыскать ущерб с виновного можно двумя способами:

• по распоряжению руководителя фирмы;
• по решению суда.

Первый способ используют, если сумма ущерба не превышает размер среднего месячного заработка виновника. Если сумма ущерба больше, руководителю необходимо издать распоряжение о взыскании ущерба и предложить работнику возместить его в добровольном порядке. Распоряжение должно быть издано не позднее месяца со дня, когда будет установлен окончательный размер ущерба.

Размер причиненного ущерба определяют по фактическим потерям. Расчет нужно делать, исходя из рыночной стоимости имущества в данной местности на день причинения ущерба. При этом должна быть учтена степень его износа. Этот порядок установлен статьей 246 Трудового кодекса.

Итак, порядок действий по взысканию суммы ущерба с работника включает шаги:

• обнаружение ущерба и составление акта;
• направление руководителю докладной записки о возникновении ущерба;
• издание приказа о проведении ревизии и инвентаризации;
• издание приказа о проведении служебного расследования;
• получение письменных объяснений работника;
• подача заявления в полицию, если руководитель считает, что совершено административное или уголовное правонарушение;
• издание приказа о возложении материальной ответственности на виновника;
• направление письменного уведомления работнику с предложением возместить ущерб добровольно;
• издание приказа о привлечении виновника к дисциплинарной ответственности и ознакомление с ним работника под роспись.

Если работник не согласен добровольно возместить ущерб, превышающий его средний месячный заработок, или руководитель не успел издать необходимое распоряжение, придется обращаться в суд.

Когда работник не отвечает за ущерб

Работник не отвечает за ущерб, если работодатель не обеспечил необходимые условия хранения имущества, вверенного работнику. Например, не распорядился установить охранную сигнализацию на складе.

Не несет он ответственности и в том случае, когда ущерб был причинен из-за непреодолимой силы, в результате нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны.

ПРИМЕР
В ходе ревизии на складе ООО «Север» была выявлена недостача товара. Руководитель фирмы потребовал от кладовщицы возместить ущерб. Работница с требованием не согласилась и обратилась в суд.
В ходе судебного разбирательства выяснилось, что складское помещение изначально не было предназначено для хранения материальных ценностей. Склад соседствовал с другими помещениями фирмы. Его стены не были доведены до потолка, а оставшееся пространство было огорожено сеткой рабица. К тому же запасной ключ от склада хранился у заведующей складами, которая не была материально ответственным лицом.
Суд пришел к заключению, что работодатель не обеспечил необходимой охраны помещения, поэтому кладовщица не могла должным образом выполнить свои обязанности по сохранности имущества. На этом основании иск работницы был удовлетворен.

Материальная ответственность руководителя

Статья 277 Трудового кодекса налагает на руководителя полную материальную ответственность за прямой ущерб, причиненный его действиями фирме. А федеральные законы от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и от 26 декабря 1995 го- да № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» обязывают руководителя отвечать не только за прямой ущерб, но и за неполученную (упущенную) выгоду.

Напомним, что полная материальная ответственность наступает только тогда, когда руководитель причинил вред, выполняя свои управленческие функции. Например, когда из-за его решений были проведены излишние денежные выплаты (штрафов, зарплаты и т. п.), не приняты меры к предотвращению простоев, хищений, выпуска недоброкачественной продукции, а также был нарушен принцип добросовестности и разумности.

Например, руководитель злоупотребил правом распоряжаться имуществом компании, совершил крупную сделку, нарушившую ее интересы.

Если же он сломал или испортил какое-либо имущество фирмы, то отвечать будет только в пределах своего среднемесячного заработка. Впрочем, полную материальную ответственность на этот случай можно предусмотреть в трудовом договоре.

Обратите внимание: заключать с руководителем специальный договор о полной материальной ответственности не требуется.

Конфликты в связи с изменением условий труда

Закон выделяет обязательные и дополнительные условия трудового договора. Первые в любом случае должны быть в нем прописаны. Вторые могут быть внесены в договор по желанию сторон. Однако, если дополнительные условия были указаны в договоре, они становятся одинаковыми по силе с обязательными и приобретают равный с ними статус «определенных сторонами».

Поступая на работу, человек рассчитывает, что определенные сторонами условия трудового договора не будут изменены без его согласия (тем более что ст. 72 ТК РФ прямо запрещает это делать).

Решение работодателя изменить хотя бы одно из них может вызвать серьезное недовольство работника. А чтобы оно не переросло в судебный спор, необходимо знать, каких требований закона нужно придерживаться.

Изменить условия трудового договора без согласия работника можно только по причинам, связанным с организационными или технологическими мероприятиями. Так сказано в статье 74 Трудового кодекса.

Пленум Верховного Суда РФ в своем постановлении от 17 марта 2004 года № 2 пояснил, что под организационными и технологическими мероприятиями нужно понимать:

• изменения в технике и технологии производства;
• совершенствование рабочих мест на основе их аттестации;
• структурную реорганизацию производства и т. п.

Самые распространенные причины изменения условий работы и, как следствие, перевода сотрудников на другую работу – это:

• реконструкция производства;
• перебои в снабжении;
• модернизация или другое изменение технологии;
• перевод предприятия в другую мест- ность.

В любом случае эти изменения не должны ухудшать положение работника по сравнению с условиями коллективного трудового договора (если он заключен) или условиями работы на момент изменений.

О предстоящих изменениях условий труда работника нужно известить письменно за два месяца. Эта обязанность будет считаться выполненной, если работник:

• собственноручно написал заявление о согласии с предлагаемыми изменениями;
• расписался в приказе или распоряжении работодателя об изменении существенных условий труда.

Вместо собственноручного заявления можно подготовить письменное предложение от имени работодателя об изменении условий труда с грифом: «с переводом согласен» и местом для подписи работника. Документ целесообразно оформить в двух экземплярах за подписями работодателя и начальника отдела кадров. Но дату составления документа или ознакомления с ним работник должен поставить собственноручно.

Если работник отказался подписать уведомление, необходимо составить об этом акт. Впоследствии, если возникнет спор с работником, он послужит доказательством его своевременного предупреждения о предстоящих изменениях.

Сотруднику, который отказался работать на новых условиях, необходимо предложить любую другую вакантную должность, имеющуюся на фирме. При этом важно учесть его квалификацию и состояние здоровья (чтобы он смог выполнять предложенную работу). Если на фирме нет вакансии, которая соответствует квалификации работника, нужно предложить любую менее квалифицированную и ниже оплачиваемую работу.

Предложение необходимо оформить письменно. Тогда в случае спора работник не сможет отрицать, что оно действительно поступало.

ПРИМЕР
Начальнику планово-экономического отдела унитарного предприятия «ОКБ ПТ» Булатовой был уменьшен должностной оклад. При этом работодатель не уведомил сотрудницу о предстоящих изменениях, не получил у нее письменного согласия работать на новых условиях. Впоследствии она была уволена по пункту 12 статьи 81 Трудового кодекса РФ: «прекращение допуска к государственной тайне». Булатова не согласилась с принятым решением и обратилась в суд с требованием восстановить ее на работе, признать незаконным уменьшение оклада, взыскать с работодателя невыплаченные заработную плату, премиальные, вознагражде- ния, компенсацию за время вынужденного прогула и моральный ущерб. Суд признал действия руководителя «ОКБ ГП» незаконными и удовлетворил требования работницы в полном объеме (определение Верховного Суда РФ от 13 апреля 2004 г. № 35-Г04-5). 

Если подходящей работы нет или работ-ник отказался от поступивших предложений, его можно уволить по пункту 7 статьи 77 Трудового кодекса: «отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора». При этом выходное пособие ему выплачивать не нужно.

Иногда в связи с изменением организационных или технологических условий труда на предприятии вводят режим неполного рабочего времени. В этом случае работнику приходится трудиться в новых условиях. Если он откажется от работы в новом режиме, его можно уволить по пункту 2 статьи 81 Трудового кодекса: «сокращение численности или штата работников организации».

Если сотрудника перевести на другую работу без его согласия, он имеет право не приступать к ее выполнению. Это не будет считаться прогулом. Если же он приступил к работе, это еще не означает автоматического признания законности перевода. За сотрудником остается право обжаловать решение работодателя в трудовую инспекцию или суд.

Конфликты в связи с компенсацией командировочных расходов

Несправедливая, с точки зрения работника, компенсация командировочных расходов может привести к серьезному конфликту.

Чтобы его избежать, нужно помнить, что Трудовым кодексом установлены обязанности фирмы по оплате:

• расходов по проезду к месту командировки и обратно;
• расходов по найму жилого помещения;
• суточных в размере, установленном в трудовом договоре;
• других расходов, связанных с командировкой (плата за получение визы, телефонные переговоры, бронирование билетов и проживания и др.).

Обычно перед отъездом в командировку фирма выдает работнику аванс. После возвращения в течение трех дней работник должен представить в бухгалтерию финансовый отчет и документы, подтверждающие его расходы.

Если работник потратил денег меньше, чем ему было выдано на командировку, он должен сдать остаток в кассу. Если же денег потрачено больше и это подтверждено документами, фирма обязана возместить перерасход.

Фирма обязана возместить в полном объеме:

• стоимость билета на транспорт общего пользования;
• оплату брони билета;
• плату за пользование в поездах постельным бельем;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции, пристани или аэропорту, если место посадки находится за чертой города;
• сумму страховки пассажиров на транспорте.

Фирма обязана оплатить расходы работника по найму жилья в командировке, а также возместить расходы по оплате дополнительных услуг, предоставляемых гостиницей, которые включены в стоимость проживания. Исключение составляют услуги по обслуживанию в баре, ресторане или номере и расходы на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т. д.). Основанием для возмещения расходов являются счета, счета-фактуры, чеки ККТ или бланки строгой отчетности гостиниц. Для оплаты достаточно одного из этих документов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 июня 2003 г. по делу № Ф04/2539-461/А70-2003).

Суточные выплачивают командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и день приезда). Размер суточных, которые выплачивают работникам, направляемым в командировку, устанавливают коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом руководителя).

ПРИМЕР
Работник ООО «Пассив» Сомов А. С. с 9 по 11 сентября текущего года (3 дня) направляется в служебную командировку. По приказу руководителя ООО «Пассив» размер суточных для командировок по территории России составляет 1500 руб. в сутки.
Бухгалтер ООО «Пассив» должен выдать Сомову А. С. суточные в размере:
1500 руб./дн. Ч 3 дн. = 4500 руб.

При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачивают. Деньги на оплату суточных целесообразно выдавать работнику авансом из расчета предполагаемого количества дней командировки. День отъезда и приезда считаются днями командировки, поэтому за эти дни также положены суточные.

Имейте в виду: если транспортное средство отправляется до 24:00 включительно, днем отъезда считают текущие сутки, а если позднее – следующие. Но когда станция или аэропорт находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до этого объекта.

Деньги на командировку выдают работнику под отчет перед поездкой. Однако расходы признаются тогда, когда они фактически понесены и оплачены. В тот момент, когда деньги выданы работнику на командировку под отчет, расходы еще не произведены и за работником числится задолженность. Кроме того, у фирмы еще нет документов, подтверждающих расходы. И только после того, как работник представит авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы, а руководитель его утвердит, затраты можно признавать в целях налогообложения.

Отчитаться за выданные под отчет деньги работник должен не позднее трех рабочих дней после того, как вернется из поездки (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»). Если у работника имеется перерасход по сравнению с суммой ранее выданного аванса, то затраты на командировку будут признаваться расходами после возмещения работнику суммы перерасхода.

Конфликты из-за зарплаты

Систему оплаты труда коммерческая фирма устанавливает самостоятельно. Она должна быть зафиксирована в коллективном договоре, Положении об оплате труда или в трудовом договоре с конкретным работником.

Если же предприятие финансируется из госбюджета, систему оплаты труда устанавливает закон. Например, Федеральный закон от 4 февраля 1999 года № 22-ФЗ «Об оплате труда работников федеральных государственных учреждений».

Конфликт между работником и работодателем возникает, как правило, если:

• работодатель задерживает выплату зарплаты;
• работнику не выплачены или сняты надбавки;
• изменилась система оплаты труда;
• отсутствует индексация;
• зарплата выдается в натуральной форме;
• не производят доплаты (за ночные, сверхурочные, праздничные дни).

Основные принципы организации рабочего времени

Бератор — это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов. Установить Бератор для Windows >>

---

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

---

Читайте также по теме:

Как наказать работника

Материальная ответственность работника

Как уволить ленивого работника