Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.
Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.
В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.
Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства
По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:
- Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
- Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
- Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.
План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.
Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов
Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:
- для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
- какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
- какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.
После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).
Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя
Общие:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- журнал учета трудовых книжек;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- положение об обработке персональных данных сотрудников
На каждого сотрудника:
- трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
- трудовая книжка;
- личная карточка Т-2;
- приказ о приеме (перемещении, увольнении).
Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.
Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.
Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы
К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.
Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.
Пример 1
Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.
Пример 2
Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.
Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.
Что нужно сделать:
- Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
- Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
- Положение об оплате труда и премировании;
- Положение о защите персональных данных;
- Положение о командировках.
Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
- Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
- Восстановить обязательные кадровые документы:
- сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
- проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
- выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
- подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.
В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.
Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)
Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:
- Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
- Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
- Согласие работников на обработку персональных данных.
- Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
- Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
- Приказы на изменение заработной платы.
- Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
- Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
- Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.
Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.
Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.
Пример
Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.
Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.
В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.
Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам
На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:
- Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
- Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
- Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
- Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
- Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
- Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.
Обратите внимание!
Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.
- Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок.
Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.
Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?
Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.
Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».
Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?
Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.
Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.
Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.
Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.
А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.
В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.
Вы только пришли в организацию кадровиком и выяснили, что кадровое делопроизводство в ней практически отсутствует. Есть какие-то документы, в основном бухгалтерские, но в них абсолютно нет логики и порядка. С чего начать? Пойти традиционным путем, начав с разработки ЛНА, типовых форм трудовых договоров, и затем перейти к учетным документам, не получится. Ведь сотрудники уже трудятся, получают зарплату, ходят в отпуска. Поговорим о восстановлении кадрового делопроизводства в работающей организации. Автор предлагает алгоритм необходимого минимума действий, который сам неоднократно применял на практике во время восстановления кадрового делопроизводства в различных организациях. Статья поможет в работе как начинающим кадровикам, так и людям с опытом, столкнувшимся с неразберихой в кадровой документации по новому месту работы.
Начинать любое дело с чистого листа, как правило, гораздо проще, чем исправлять допущенные кем-то ошибки. Это в полной мере относится к ведению кадрового делопроизводства. И можно считать удачей, если оно в компании, в отдел персонала которой вы попали, вообще хоть как-то велось. Нередки случаи, когда в организации полностью или в значительной мере отсутствуют какие-либо кадровые документы. Что делать в подобной ситуации?
В целях раскрытия нашей темы под кадровым делопроизводством мы будем понимать массив обязательных документов, оформляющих трудовые отношения с работниками.
Условно все документы можно поделить на три больших блока, в зависимости от уровня действия и значимости.
При постановке кадрового делопроизводства впервые мы, как правило:
Однако при восстановлении кадрового делопроизводства зачастую идти приходится в обратном направлении. Рассмотрим ситуацию, когда у нас имеется организация, в которой работники уже трудятся достаточно продолжительное время. Они получают заработную плату, кто-то отгулял отпуск, а другие собираются это сделать. Однако на вопрос об оформлении сложившихся отношений мы в такой ситуации, в лучшем случае, получаем от бухгалтера кое-как подписанные по образцу из интернета трудовые договоры. Возможно, нам даже предоставят (если повезет) приказы о приеме на работу, составленные с помощью бухгалтерской программы, так как без составления такого приказа программа не позволит учитывать и начислять заработную плату.
Встречаются случаи, когда и приказов даже не существует (предыдущий бухгалтер, допустим, уничтожил документы и данные о них или они исчезли по иным причинам).
Возникает вопрос: с чего начать? Когда нет бумаг – начинайте с установления фактов. И главным фактом, который нам сможет помочь, является выплата (выдача) работникам денег. Как правило, бухгалтерские ведомости по заработной плате все-таки более или менее ведутся аккуратно. В крайнем случае можно запросить выписки из банка о перечисленной заработной плате. Отчетность во внебюджетные фонды также содержит интересующую нас информацию.
Шаг 1. Составляем список работников и на его основании начинаем восстановление документов
Для начала необходимо наметить отправную точку и составить список работников, которым начислялась заработная плата, в хронологическом порядке.
Допустим, ООО «Спецтранс» было зарегистрировано 3 февраля 2017 года. Тогда же были приняты на работу генеральный директор и главный бухгалтер.
Отправной точкой нашего «расследования» станет составление таблицы с указанными известными данными:
Далее мы изучаем все платежные ведомости о начисленной и выплаченной заработной плате. Нас интересует появление в них новых фамилий, изменения сумм, которые начислены работникам. Следует обращать внимание на то, чем вызвано каждое изменение оплаты труда: повышением заработной платы или это были разовые премии, отпускные, оплата больничных. Подобные сведения нам будут необходимы при составлении документов для отражения в приказах. Возможно, что принятые изначально на одну должность работники через какое-то время начинают фигурировать в имеющихся у вас документах с другими наименованиями должностей. Это также необходимо отмечать, поскольку, вероятнее всего, придется иметь дело с переводом, который не оформлен надлежащим образом.
Итак, проверив 2017 год, мы можем увидеть, например, следующую картину:
В процессе изучения документов об оплате труда нам следует выделять все моменты, которые позволят выявить факты:
- предоставления оплачиваемых отпусков (по ведомостям могли пройти начисления отпускных);
- отпусков без сохранения содержания;
- направления в командировки (если мы находим упоминания о выплатах суточных)
или свидетельствуют об иных периодах, когда работники по тем или иным причинам отсутствовали на рабочем месте (так как они влияют на ежегодный оплачиваемый отпуск, расчет стажа для отпуска и пр.).
В ходе этой кропотливой работы восстанавливаются табели учета рабочего времени, графики отпусков, записки-расчеты о предоставлении отпуска. Конечно, это можно сделать и позднее, но практика показывает, что возвращаться к этому делу будет сложнее, чем составить необходимые документы по ходу изучения ведомостей.
Таким образом, мы может проследить в хронологическом порядке, когда сотрудники принимались на работу, какая заработная плата им по факту начислялась. Это будет являться основой для перехода к следующим шагам – надлежащему оформлению уже сложившихся трудовых отношений с работниками.
Шаг 2. Составляем организационную структуру работодателя и утверждаем штатное расписание
После того как проведена работа по формированию списка работников и их «передвижений» внутри компании, нам следует приступить к оформлению организационной структуры работодателя 1 и штатного расписания.
Этот организационный момент требуется для того, чтобы определиться со штатным расписанием на стадии, предшествующей непосредственно составлению кадровых приказов. С руководителем компании, на основании имеющихся данных по заработным платам, следует обсудить, какие структурные подразделения уже имеются в компании, какой штат в них запланирован, как называются должности (профессии), которые включены в то или иное структурное…
Проблемы в кадровом учете
Бывают у кадровиков такие ситуации, когда они приходят в компании, где кадровый учет не велся совсем, или же документы составлялись через раз. Также не велся учет и в электронной базе (например, в 1С или в других программах учета), не распечатывались и не подписывались документы, не оформлялись приказы и т. д.
Это может произойти, если компания была небольшой вначале, и руководителю казалось, что нет необходимости заниматься «кадровой бюрократией». А потом компания стала резко расти, но кадровые документы так и не оформлялись должным образом.
Но потом руководитель понял, что упускает что-то важное и принял на работу специалиста по кадрам, который приведет все дела в порядок, восстановит кадровый учет и не допустит в дальнейшем ошибок в его ведении.
А может быть ситуация, когда предыдущий кадровик безответственно относился к своей работе и запустил все кадровое делопроизводство. И даже не обязательно, что это был такой плохой ленивый сотрудник, возможно, его обязали заниматься кадрами, но он просто не успевал вникнуть и понять, что же требуется делать, так как при этом был одновременно еще и офис-менеджером, и бухгалтером, и снабженцем в одном лице. Обязанностей прибавилось, но справиться качественно со всеми ними было очень сложно.
В общем, причины могут быть разные, но теперь главное «навести красоту» в кадровом учете.
Пропишем пошаговую инструкцию для кадровика и подробно разъясним каждый шаг.
Шаг 1. Составление акта приема-передачи дел (кадровых документов)
Для начала можно посоветовать составить новому сотруднику акт приема-передачи дел (или хотя бы опись документов, какие ему передаются).
Тем самым новый кадровик зафиксирует «точку отсчета» своего вступления в должность, постарается по максимуму все восстановить. А в случае невозможности восстановления документов (например, невозможности подписать трудовые договоры и приказы с сотрудниками, которые уже уволились) покажет проверяющим органам (и руководителю тоже), что это не его вина. Что в таком состоянии он принял дела, когда пришел в компанию.
Особое внимание стоит уделить описи передаваемых трудовых книжек, для их передачи зачастую создается специальная комиссия, которая фиксирует количество и состояние передаваемых трудовых книжек.
Трудовые книжки, как и личные дела сотрудников должны храниться не просто в книжном шкафу на полке или в стеллаже, а в сейфе или в металлическом шкафу, закрывающимися на ключ. Если это правило нарушено, кадровик должен убедить руководителя выделить средства на организацию правильного хранения этих документов.
Платформа Рокет Кадры помогает автоматизировать кадровые процессы, гарантирует порядок в кадровом учете, а документы всегда под рукой — в облачном архиве. Платформа работает онлайн без рутины и бумаг.
Шаг 2. Проверить наличие, актуальность локальных актов компании. При необходимости разработать новые, ознакомить работников под роспись.
Основной перечень локальных актов компании следующий:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
- Положение об оплате труда и премировании.
- Положение о защите персональных данных.
- Положение о командировках.
- График отпусков, график сменности.
- Правила и инструкции по охране труда (этим пунктом обычно занимается специалист по охране труда, но иногда эти функции могут быть возложены и на специалиста по кадрам).
- Коллективный договор (не во всех компаниях).
Все вышеперечисленные локальные акты должны быть составлены в соответствии с ТК, не противоречить его нормам, при этом отражать специфику деятельности конкретной компании.
От общего мы движемся к частному: от локальных актов по компании в целом к кадровым документом по каждому сотруднику.
На этом шаге мы проверяем наличие и корректность оформления:
- подписанных с обеих сторон трудовых договоров, доп. соглашений к ним;
- должностных инструкций, с которыми работники под роспись ознакомлены;
- приказов по личному составу (прием на работу, перевод, отпуск очередной, учебный, по беременности и родам), повышение оплаты труда, увольнение и др.);
- трудовых книжек и журнала их учета, внесения всех необходимых записей;
- согласий работников на обработку персональных данных.
Приказы о приеме на работу должны соответствовать трудовым договорам.
Например, неправильно в приказе о приеме на работу писать об отсутствии испытательного срока, а в трудовом договоре указывать испытательный срок 3 месяца. Размер оклада в приказе и договоре должен совпадать. Если в дальнейшем размер оклада был увеличен или вводились какие-либо надбавки, то необходимо оформить соответствующий приказ за подписью руководителя (сотрудник расписывается в графе «Ознакомлен»). Также стоит оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, которое составляется в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один экземпляр хранится у работодателя, второй — у работника.
При изменении графика работы, места работы, например, перевод в другое структурное подразделение компании, точно также кадровик оформляет соответствующий приказ и доп. соглашение.
Платформа Рокет Кадры интегрируется с 1С: ЗУП для автоматической передачи данных по сотрудникам.
Шаг 4. Проверка правильности оформления текущих кадровых документов
На данном этапе стоит проверить правильность оформления:
- ежегодных отпусков — в соответствии ли с графиком, есть ли уведомления о начале отпуска, есть ли заявления о переносе и т. д.;
- работы в праздничные и выходные дни;
- направления в командировки;
- документов, связанных с начислением оплаты труда — табелей учета рабочего времени, приказов о премировании (должны быть указаны показатели, за которые сотруднику выписывают премии), при этом стоит опираться на Положение об оплате труда и премировании.
Шаг 5. Своевременное и правильное ведение кадрового учета
Сначала специалист по кадрам восстанавливает кадровый учет. А может быть, по согласованию с руководителем компании, даже пользуется помощью сторонних организаций, которые профессионально проводят кадровый аудит (сплошной или выборочный) и восстанавливают учет.
Затем перед кадровиком стоит задача поддерживать все локальные акты компании в актуальном состоянии, своевременно оформлять все кадровые документы на сотрудников, подписывать их, подшивать в личные дела. Также необходимо следить за сроками отчетов в Пенсионный фонд (формы СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ), поставить напоминания в календарь (ежедневник), следить за изменениями в законодательстве и оперативно на них реагировать.
В любом случае намного легче и приятнее поддерживать кадровый учет в порядке, чем восстанавливать его с нуля или из другого состояния запущенности.
С платформой Рокет Кадры все кадровые процессы оцифрованы: от приема на работу до увольнения. Документы подписываются онлайн без дублирования на бумаге. Электронную подпись для сотрудников можно получить удаленно.
Оставьте заявку, чтобы ознакомиться с платформой
Основная проблема кадрового учета — необходимость оформлять большое количество документов с учетом множества нюансов. Нередко в организациях получается так, что кадровый учет практически не ведется и не все кадровые процедуры оформляются.
В связи с этим возникает необходимость восстанавливать кадровую документацию. И происходит это чаще всего тогда, когда «внезапно обнаруживаются» проверки инспекции труда либо работники обращаются в суд.
И когда по каким-либо причинам поставлена задача восстановить кадровые документы, как показывает практика, кадровые работники не всегда подходят к ее выполнению системно. Получается некая «мозаичность», когда не понятно, за что взяться в первую очередь, какие документы важны, какие направления приоритетны. Поэтому чтобы упростить задачу, предлагаем рекомендации по восстановлению кадровых документов и приведению в порядок кадрового делопроизводства (далее — КДП).
ПРИНЦИПЫ ВОССТАНОВЛЕНИЯ КДП
Главный принцип любой работы — системность. Если работа идет по заранее продуманному пошаговому плану, будет допущено гораздо меньше ошибок, нежели если вести работу хаотично.
Восстановление кадровой документации — это проектная работа. И, как в любом проекте, в самом начале важно определить все его составляющие: цель, объем работ, план работы, участников процесса, сроки, бюджет и т. д. Регламент работы по восстановлению кадровых документов лучше закрепить (хотя бы кратко) приказом по организации, в котором указать все моменты, значимые для успешного результата.
Необходимо предусмотреть участие всех лиц, чье мнение может и/или должно быть учтено в процессе работы. В первую очередь нужно определить лицо, которое будет контролировать и принимать работу по восстановлению КДП. Это может быть руководитель организации или отдела, непосредственный руководитель либо, возможно, другое контактное лицо.
Также необходимо определить лиц, которые будут непосредственно принимать участие в процессе восстановления документов. Это специалисты или отделы, которым обычно передаются кадровые документы, которые участвуют в их оформлении, а также те, кто может предоставить необходимую информацию (прежде всего бухгалтерия, отдел охраны труда, руководители структурных подразделений, секретарь и др.). В приказе для них следует закрепить:
• обязанность и порядок предоставления информации и документов для восстановления КДП;
• обязанность проверять проекты документов на соответствие законодательству и требованиям организации.
Важно установить лицо, которое непосредственно будет проводить работу по восстановлению документации, оформлять документы, подписывать их у работников и руководства. Если таких исполнителей несколько, надо четко распределить между ними обязанности и направления работы.
Необходимо определить объем работы: восстанавливаются кадровые документы по всем направлениям или предстоит работа по восстановлению только их части (в отдельном структурном подразделении либо только документы по отдельному направлению, например, по учету рабочего времени).
Также важно определить перечень видов восстанавливаемых документов (приказы, договоры; см. приложение)), критерии качества восстановленных документов (например, по каким образцам восстанавливать).
Определить сроки работы по проекту не менее важно. В противном случае процесс может затянуться или его не удастся довести до конца. При расчете сроков следует принять во внимание объем работы: количество документов, время, необходимое для их оформления с учетом прохождения процесса согласования и подписания, время для ознакомления работников, а также учесть занятость работника-исполнителя этой задачи (возможно, восстановлением документов он занимается в дополнение к выполнению основных обязанностей), и другие нюансы.
ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Определить направления
Для начала следует определить, по каким основным направлениям должно вестись делопроизводство при оформлении трудовых отношений в организации. Чаще всего это:
• прием на работу, в т. ч. заключение трудового договора с разными категориями работников (руководитель организации, лица с семейными обязанностями, несовершеннолетние, иностранцы, инвалиды, водители и др.);
• переводы и изменения условий трудового договора;
• совмещение и совместительство;
• учет рабочего времени (суммированный учет, неполное и сокращенное рабочее время и др.);
• работа за пределами рабочего времени;
• различные виды отпусков;
• оплата труда и премирование;
• поездки работников;
• материальная и дисциплинарная ответственность;
• оформление увольнения по разным основаниям, восстановление на работе;
• отдельные направления работы отдела кадров, которые непосредственно связаны с кадровым учетом (локальные нормативные акты (ЛНА), персональные данные, профессиональные стандарты, квотирование, воинский учет, работа с профсоюзами, охрана труда, передача документов в архив и др.).
Определив направления работы, надо составить перечни документов, необходимых для каждого направления, пошаговые инструкции-алгоритмы для каждой кадровой процедуры, разработать шаблоны документов, которые будут использоваться для восстановления.
Например, определить, какой комплект документов необходим для приема на работу, в какие сроки и в каком порядке должны оформляться соответствующие документы, есть ли для них установленные формы, надо ли ознакамливать работников и т. д.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 4, 2021.
Во многих организациях кадровый учет ведется ненадлежащим образом. Это происходит из-за попыток сэкономить в не самой важной области бизнеса: по крайней мере, так кажется неопытным руководителям, которые еще не сталкивались с проверками от трудовых инспекций. Многие вообще не уделяют этому вопросу какого-либо внимания, другие, и их большинство, кадровое делопроизводство ведут, но с ошибками и не в полном объеме. Можно только посочувствовать таким компаниям, так как, например, отсутствие трудового договора только с одним сотрудником может привести к штрафу до 100 тыс. рублей в ценах 2020 года. Для тех, кто хочет исправить ситуацию и произвести восстановление кадрового учета — наша пошаговая инструкция. Надеемся, она поможет вам.
Когда восстанавливать кадровый учет
Ситуаций, когда требуется восстановить кадровый учет много, но есть наиболее типичные, перечисляем их:
- При покупке бизнеса. Новые хозяева понимают, чем грозит «беспредел» в бумагах, который им оставили, и принимают решение навести в них порядок.
- На компанию жалуется бывший сотрудник. Тогда увеличивается частота визитов контролирующих органов, поэтому устранить ошибки в делах необходимо оперативно.
- Вскрывается деятельность работников. Случается, что в отделе кадров может работать недобросовестный сотрудник, преднамеренно уничтоживший часть документов — тогда необходимо их оперативно восстановить.
СРОК ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА
Восстановление кадрового учета в компании процесс довольно трудоемкий, который зависит от количества работников и периода за который необходимо провести восстановление кадровых документов.
В среднем время восстановления кадровых документов нашим специалистом по одному сотруднику за один год занимает не более одного рабочего дня.
Алгоритм действий
Составляется в зависимости от степени запущенности кадрового учета. Именно поэтому нет какого-то одинакового алгоритма действий, так как могут быть проблемы с электронной базой, отсутствовать бумажные документы и т.д. В первую очередь нужно выяснить:
- Для чего необходимо восстановление, причины, которые привели к появлению проблемы.
- В каком режиме работает компания, какой установлен внутренний распорядок, выяснить систему оплаты работников предприятия.
- Анализируется наличие документов и выполняется их сверка с реестрами баз данных, естественно, если они есть в наличии.
Следующий шаг — составление таблицы. В ней указываются фамилии всех работников предприятия и напротив каждого отмечаются документы, которые на него есть. Учитывайте, что на каждого работающего должен быть оформлен трудовой договор и книжка, карточка Т2 и приказы о приеме/увольнении, его перемещениях и т.д. Отсутствующие документы необходимо восстановить.
После ответа на все вопросы и составления таблицы необходимо приступить к восстановлению документов.
ЭТАПЫ ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА
1. Вы оформляете заявку на восстановление кадрового учета, после чего наш специалист связывается с Вами для уточнения организационных вопросов, оценки состояния кадровых документов и объема работ. Как только все необходимые данные будут получены, Вам направляется индивидуальное коммерческое предложение.
Для ускорения процесса восстановления кадрового учета. Вы можете оставить заявку на данную услугу онлайн
2. Согласование коммерческого предложения, подписание договора и оплата услуг по восстановлению кадрового учета.
3. После завершения организационных моментов специалист нашей компании готовит план проверки, который предоставляется Заказчику. Только после утверждения данного плана, наш специалист приступает к работе по восстановлению кадрового учета.
4. По завершению восстановления кадрового учета, Вы получаете отчет о проделанной работе, а так же полный комплект исправленных, укомплектованных документов по своим сотрудникам.
Восстановление обязательных ЛНА и кадровых документов
Многими компаниями такие документы не воспринимаются всерьез, поэтому их оформлению уделяется минимум внимания. Но именно на эти документы сразу смотрят инспекторы или суд, который выносит решения по трудовым спорам. Надо ли говорить, что большинство компаний проигрывает из-за этого дела своим сотрудникам или получает штрафы от трудовых инспекций.
Рассмотрим пример. Работник фирмы устно отпросился у руководства компании отлучиться на некоторое время, но отсутствовал, к неудовольствию последних, несколько часов. Отгул не оформлен, работа не сделана и принимается решение наказать сотрудника. Теперь смотрим правила внутреннего распорядка этой компании и видим, что в нем нет пункта, что человек при отпрашивании с работы должен оформлять строго письменное заявление. А если пункта такого нет, то и наказание не может следовать, особенно при наличии свидетелей.
Чтобы такие казусы не происходили, необходимо привести ЛНА (акт) в соответствии с правилами, действующими в компании. Важно выполнить такие действия:
- Написать или привести в порядок нормативные акты, регулирующие трудовые отношения согласно правилам компании.
- Сделать анализ макета существующего трудового договора и довести его «до ума», добиться полного соответствия законодательству.
- Выполнить восстановление всех обязательных бумаг кадрового делопроизводства.
Что вы получаете в итоге? Комплект документов, которые соответствуют специфике организации, трудовому законодательству и уставу.
СТОИМОСТЬ ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА
Специальное предложение для компаний
| Количество сотрудников, согласно штатной расстановке | Стоимость (руб.) | Доплата за сотрудника сверх договора (руб.) |
| 10 сотрудников | 30 000 | 2 700 |
| 20 сотрудников | 55 000 | 2 600 |
| 50 сотрудников | 100 000 | 2 500 |
Восстанавливаем документы сотрудников
Оформленные с нарушениями документы работников — один из источников доходов государства в виде штрафов. Поэтому на следующем этапе проверяем их наличие и правила оформления. Обращаем внимание на:
- Трудовые договора. В них необходимо занести всю информацию, которая предусматривается ст. 57 ТК. Важно: они составляются в двух экземплярах, один передается сотруднику, второй остается на предприятии. При его отсутствии необходимо быстро восполнить пробел и составить договор.
- Должностные инструкции. Практически повсеместно с интернета скачиваются типовые экземпляры инструкций, которые по своим положениям не имеют ничего общего с реальными делами предприятия. Поэтому, скачивать шаблоны можно, но при этом учитывайте реалии, приводите инструкции в соответствие с ними.
- Должны быть приказы о приеме на должность, на переводы внутри компании, на изменение зарплаты. Проверьте наличие согласия сотрудников на обработку личных данных.
- Дополнительные соглашения. В процессе работы в отношения работодателя и сотрудника вносятся изменения, которые оформляются допотношениями. Проконтролируйте оформление.
- Трудовые книжки, карточки Т2. В них должны быть внесены все записи, книжка не должна храниться у сотрудника, в карточке обязательна подпись про ознакомление.
Все перечисленные документы должны соответствовать друг другу и трудовому законодательству, на них необходимо проставить подписи и печати.
Основы ведения кадрового учета персонала
Основной нормативный акт, регламентирующий отношения между работодателями и наемными рабочими – Трудовой кодекс РФ. В настоящее время организации имеют право на самостоятельную разработку всех необходимых форм и образцов документов.
Любая фирма обязана иметь учредительную документацию, которая берется за основу при разработке всех остальных внутренних нормативов и форм, в том числе и для кадрового учета персонала.
Законодательно установлена обязанность работодателей разрабатывать и утверждать следующие акты: связанные с заработной платой (трудовое соглашение, табель для учета рабочего времени) и по организации рабочего процесса (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).
Также должны быть разработаны требования трудовой дисциплины на предприятии, штатное расписание и ежегодный график отпусков.
Есть две группы документов в кадровом учете персонала:
- документы по личному составу (личные карточки, приказы о трудоустройстве и увольнении, приказы о премировании и взыскании, об отпусках, командировках и др.);
- документы по управлению персоналом (требования трудовой дисциплины, положения о подразделениях, отчетность по размеру штата, составу сотрудников).
Также в кадровом отделе создается архив заявлений работников, объяснительных и докладных, на основании которых издавались те или иные приказы. Обязательно в рамках кадрового учета персонала нужно заполнять ведомости и документы, связанные с финансами и заработной платой (к примеру, расчетный лист, форма которого утверждается директором).
Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:
- Как выбрать систему налогообложения, чтобы сэкономить на платежах
- Как минимизировать налоги и не заинтересовать налоговую
- Как создать электронную подпись быстро и без проблем
Определенные обстоятельства требуют наличия в кадровом отделе дополнительных бумаг:
- коллективного договора, если от персонала или работодателя поступило предложение его заключить;
- должностных инструкций (при отсутствии полного перечня обязанностей в трудовом соглашении);
- положения о зарплате и назначении премий (если изменились условия расчета и выдачи зарплаты, и они не оговорены в договоре или штатном расписании);
- другие положения, например о прохождении персоналом аттестации.
Деятельность каждой организации специфична, а потому перечень документов и актов для кадрового учета персонала определяется конкретно в каждом случае и утверждается приказом.
В рамках кадрового документооборота специалисты выполняют следующую работу:
- оформляют личные дела и карточки;
- ведут книги или журналы для учета бумаг;
- создают кадровые дела и номенклатуры дел;
- работают над факультативной документацией (наличия которой не требует закон).
Заводить личную карточку по форме Т-2 и личное дело необходимо на каждого трудоустраиваемого работника. В отдельной папке нужно хранить копии его документов, распечатку приказа о трудоустройстве, копию трудового соглашения и опись бумаг.
Кадровый учет персонала требует ведения следующих книг и журналов:
- книги регистрации трудовых книжек, учета бланков и вкладышей к ним;
- журнал для командировочных удостоверений;
- журналы для учета приказов и трудовых соглашений (его наличие не является обязательным, хотя лучше все же иметь такой журнал).
Страницы в книгах и журналах кадрового учета персонала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
Приказы и другие бумаги кадрового делопроизводства должны храниться в отдельных папках или делах.
Обязательные составляющие кадровых дел:
- приказы по личному составу (о переводах сотрудников, о премировании, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
- приказы по личному составу (о взыскании, тарифном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
- внутренние нормативные акты предприятия (положения, инструкции, учет рабочего времени).
Допускается выделение в отдельные дела важной деловой переписки. Удобно также формирование дел для штатного расписания, графиков отпусков или дежурств. Оформленные дела нумеруются в соответствии с принятым в делопроизводстве порядком.
Завершается формирование кадрового учета разработкой факультативных актов, к которым относятся должностные инструкции, положения о персонале и др.
Восстановление документов по процедурам
На этом этапе проверяем правильность оформления таких процедур:
- Оформление основных отпусков. Должны быть графики предоставления, заявления сотрудников, приказы и т.д.
- Оформление дополнительных отпусков. Проверяют подписи и основания для предоставления. К ним относятся отпуска: внеочередные, за свой счет, декретные, по уходу за ребенком и др.
- Командировки. Важно проверить приказ на наличие всех подписей, правильность оформления командировочного листа.
Кроме того, обратите внимание на то, как оформлены премии, увольнения, выходы сотрудников в нерабочее время, больничные и т.д.
ЧТО ВЫ ПОЛУЧАЕТЕ, ПОСЛЕ ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА
По завершению восстановления кадрового учета Вам будет предоставлен отчет о проделанной работе, в котором подробно изложено какие документы были восстановлены или исправлены.
Пакет восстановленных и недостающих кадровых документов, согласно плану восстановлению кадрового учета.
Персональную скидку на кадровый аудит или ведение кадрового учета.
Если Вы не хотите постоянно восстанавливать и проверять документы за своим кадровиком, то ознакомьтесь с нашим предложением по ведению кадрового учета на аутсорсинге.
Какие документы можно не восстанавливать?
Есть приказ Минкульта за номером 558. В нем — сроки хранения для каждого типа документа. Смотрите дату оформления бумаги и сравнивайте с текущей датой. Если срок уже больше того, который указан в приказе Минкульта, то восстанавливать документ нет необходимости.
Как видно из приведенной информации, восстановление кадровой документации — это долгая работа, которая должна выполняться с особой тщательностью. Чем больший период восстановления, тем сложнее его выполнить. Но сделать это обязательно надо, чтобы избежать штрафных санкций при проверке.
Кадровый учет с нуля пошагово
Итак, форма Т-3. Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год. Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего. Если планы развития ЮЛ четко определены, то целесообразнее заполнить “штатку” сразу на перспективу. Тогда как для остальных эффективнее будет прописать в форме Т-3 только необходимые на первое время позиции.
Все же основная масса компаний — это ООО. В деятельности ООО предусмотрена большая свобода действий, нежели для муниципальных или бюджетных учреждений. Госорганизации более формализованы и большинство решений спускаются из министерств (к примеру, штатное для районных администраций).
Основные ошибки ведения кадрового учета персонала
Ведение кадрового учета персонала с ошибками может повлечь за собой административную и материальную ответственность перед органами контроля. Выделяют три категории ошибок в кадровом делопроизводстве.
1. Ошибки ведения личных дел.
Формирование личных дел осуществляется при трудоустройстве, после чего их ведут, пока человек не уволится. При этом чаще всего кадровики допускают следующие ошибки:
- вкладывают в дела не все требуемые бумаги;
- не соблюдают порядок бумаг;
- вовсе не заводят личные дела;
- не сверяют документы в соответствии с утвержденным графиком;
- заполняют не личный листок учета кадров, а анкету работника;
- вкладывают в дела не относящиеся к ним бумаги;
- нарушают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.
Безошибочное оформление и ведение личных дел персонала – это гарантия сохранности всех бумаг и оперативного доступа к ним.
2. Ошибки при составлении трудового соглашения.
Если оформить трудовое соглашение или расторгнуть его с нарушением правил, то возможны серьезные последствия в процессе разрешения трудовых споров. Наиболее распространенные ошибки этой категории:
- оформление трудового соглашения в одном экземпляре;
- пренебрежение регистрацией трудового соглашения, отсутствие даты регистрации;
- отсутствие подписей в трудовом соглашении;
- невнесение в договор обязательных данных и/или условий;
- отсутствие письменных трудовых соглашений с сотрудниками;
- невыдача экземпляра трудового соглашения работнику либо отсутствие отметки о получении им этого документа; неопределенные сроки действия соглашения, отсутствие в нем условий трудоустройства с испытательным сроком (если он есть);
- не определенный в договоре размер зарплаты, неустановленные сроки и способ ее выдачи, график работы и продолжительность отпуска.
3. Ошибки в записях в трудовых книжках.
В большинстве случаев ошибки этой категории заключаются в неверном оформлении записей в трудовых книжках. К ним относятся:
- пренебрежение оформлением расписки о получении трудовой книжки от работника;
- отсутствие назначенного приказом лица, ответственного за внесение записей в трудовые книжки, а также за их учет, выдачу и хранение;
- невнесение в раздел сведений о сотруднике данных о повышении им уровня образования;
- неправильная нумерация записей (не по порядку);
- внесение не всех записей в трудовую (в том числе о переводах);
- отказ оформлять трудовые книжки работникам, являющимся студентами (параллельно получающим образование);
- выдача дубликата без пометки «дубликат»;
- неправильное оформление исправлений в разделе сведений о работе;
- неправильное ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (или ее отсутствие);
- оформление вкладыша без заполнения раздела данных о сотруднике;
- отсутствие подписи сотрудника в разделе сведений о сотруднике;
- отсутствие в разделе сведений о работе полного наименования организации;
- отправка трудовой уволенному работнику почтой без его заявления с такой просьбой в письменном виде.
Перечисленные ошибки серьезны, любая из них может повлечь за собой негативные последствия, в том числе и для руководства компании. Поэтому кадровым учетом персонала должны заниматься грамотные, высококвалифицированные специалисты, знающие требования действующего законодательства и органов контроля. Можно также отдавать кадровое делопроизводство на аутсорсинг, но только проверенным организациям.
С чего начать
В первую очередь определите:
- за какой период будут восстанавливаться документы;
- какие документы должны быть в организации.
Трудовое Законодательство РФ предусматривает для организаций три типа документов: обязательного характера, рекомендательно – обязательного характера и рекомендуемого характера.
Разберем какие документы, к какому характеру относятся
Обязательные:
- локально-нормативные акты (далее по тексту – ЛНА);
- приказы по основной (производственной) деятельности;
- приказы по личному составу;
- трудовые договоры (далее по тексту – ТД);
- личные карточки Т-2;
- график отпусков;
- книг учета трудовых книжек и вкладышей в них.
Рекомендательно – обязательные:
- штатное расписание.
Рекомендуемые:
- журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним;
- журнал учета приказов по личному составу / основной (производственной) деятельности;
- должностные инструкции для каждой должности.
Аудит кадрового делопроизводства
Аудит кадрового делопроизводства — это возможность избежать всех потенциальных рисков, а также ответственности, которые могут быть вызваны различными нарушениями, установленными законом к оформлению всей необходимой кадровой документации. Наша компания быстро и профессионально восстановит кадровое делопроизводство, и вы сможете больше не беспокоиться об этом вопросе на протяжении всего нашего с вами сотрудничества. Как правило, перед восстановлением кадрового делопроизводства нашим сотрудникам необходимо провести тщательный аудит всей кадровой документации.
Разработка и внедрение недостающей документации
На основании полученных данных мы сможем разработать, а также внедрить пакет всей недостающей документации и некоторых процедур, которые нужны для корректного оформления трудовых отношений в организации. Обращаясь к нам, вы делаете правильный выбор. Это максимальная оперативность и индивидуальный подход к каждой отдельной компании — это наши правила, которых мы постоянно придерживаемся. Мы непрестанно следим за всеми изменениями в законодательстве, поэтому наши сотрудники всегда в курсе даже самых малейших изменений в любых документах, законах и положениях.