Выписка электронных больничных листов пошаговая инструкция

Электронный больничный лист — инструкция для работодателя — это актуальная тема в свете повсеместного ввода электронного взаимодействия ФСС со страхователями и медицинскими компаниями. Как действует система электронного документооборота с больничными листами? Как получать доступ к электронным больничным листам? Об этом расскажет наш материал.

Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?

С момента начала повсеместного применения электронных больничных в 2022-2023 годах работа кадровиков заметно упростилась. В их функции более не входит заполнение листка нетрудоспособности. Данный документ составляет медучреждение. О том, что на работника оформлен больничный, работодатель узнает из Личного кабинета страхователя (подп. «а» п. 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 23.11.2021 № 2010). При получении после закрытия больничного листка запроса из ФСС — предоставляет через личный кабинет недостающие сведения для оформления работнику выплаты (п. 22 Правил).

Узнайте больше о новшествах при оформлении больничного с 2022 года из специального материала.

Отметим, что есть узкая категория работников, по которым составление бумажного больничного всё же возможно. Это лица, сведения о которых составляют государственную тайну, и граждане, в отношении которых применяются меры государственной защиты (п. 2 Правил). Но обычный частный работодатель крайне редко нанимает таких работников.

ВАЖНО! От работника не требуется согласия на оформление электронного больничного (постановление Правительства России от 23.08.2021 № 1381).

Эксперты «КонсультантПлюс» пошагово разъяснили правила работы с электронными больничными. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Как работает электронный больничный лист

Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.

Подробности см. в материале «Электронный больничный лист для передачи в ФСС онлайн».

Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:

• Сведения о пациенте и поставленном диагнозе заносятся в спецпрограмму на компьютере (в модуле «Электронная медицинская карта»).
• Часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»).
• Больничный подписывается электронной подписью и отправляется в ЕГИСЗ (Единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).

Для сотрудника (пациента) предусмотрено фактически единственное действие в рамках процедуры оформления электронного больничного — сообщение при необходимости номера больничного работодателю. В законе формально прописан срок 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности, в течение которого работник вправе обратиться за пособием (п. 1 ст. 12 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Однако в общем случае применение данной нормы на практике не предполагается, поскольку информационное взаимодействие между работодателем, ФСС и медучреждением, при котором оформляется электронный больничный, осуществляется без участия работника.

Таким образом, не нужно требовать от работника предъявления номера электронного больничного.

В некоторых случаях больничный листок не может быть выдан гражданину. Узнайте больше в специальном материале, подготовленном экспертами «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный доступ.

Возможен ли выбор системы работы с листками нетрудоспособности?

С 2022 года работодатели по общему правилу не имеют возможности выбирать схему работы с листками нетрудоспособности: во всех случаях задействуется электронная.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Применение инновационной системы электронных больничных не избавляет работодателя от необходимости хранения больничных. Они считаются документами налогового учета. Поэтому, если на предприятии имеются старые бумажные больничные листки, их необходимо хранить в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.

Не забываем, что с 2021 года все регионы перешли на пилотный проект ФСС. То есть работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни. Остальные дни оплачивает ФСС напрямую сотруднику. Для этого в фонд при необходимости направляется пакет документов на выплату пособия.

Как правильно это сделать, узнайте в «КонсультантПлюс». Для этого получите пробный доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.

Функции работодателя по работе с электронным больничным

Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа с 2022 года не регламентируются никакими федеральными нормативными актами.

При работе с электронными больничными работодателю необходимо учесть следующее:

• Изучить содержание электронного листка нетрудоспособности можно через личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru, попасть в который возможно с помощью логина и пароля от учетной записи на Портале госуслуг.
• После входа в личный кабинет требуется выбрать из предложенного системой списка сертификат электронной подписи.
• На первой вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» содержится информация о Ф.И.О. сотрудника, его СНИЛС, номере листка нетрудоспособности, дате выдачи и периоде нетрудоспособности, а также о статусе электронного больничного («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»).
• При получении от фонда уведомления необходимо отправить через личный кабинет дополнительные сведения.
• Отслеживать статус листка нетрудоспособности можно с помощью специальных журналов: обмена данными, реестров и пособий (каждый журнал расположен в отдельной вкладке на главной странице).

Некоторые аспекты применения электронных больничных разъяснил Минтруд России. Переходите по ссылке и смотрите подробности.

Главная задача работодателя теперь, когда работа с больничными листками значительно упрощена, — корректно рассчитать и выплатить в установленный срок пособие (в той части, которая начисляется за счет работодателя). Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили материал, который поможет вам эффективно решить данные задачи. Получите бесплатный пробный доступ к нему.

Обязательно ли работать именно через личный кабинет на сайте ФСС, узнайте здесь.

О функциях работодателя в ситуации, когда работник утратил здоровье на работе, рассказывается в материале «Несчастный случай на производстве — действия работодателя».

Итоги

Электронный больничный обязателен с 2022 года. В рамках ведения электронного документооборота между медучреждением, работодателем и ФСС кадровикам и бухгалтерам более не требуется заполнять свою часть листка нетрудоспособности. Тем не менее каждая компания должна зарегистрироваться на Портале госуслуг и с помощью полученного пароля и логина войти в личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru — в этом электронном сервисе происходит обработка больничных листов в установленном порядке. Работодатель через личный кабинет направляет в ФСС недостающие сведения. Электронный больничный позволяет создать «прозрачную» систему обязательного социального страхования и полностью исключает представление застрахованными лицами поддельных листков нетрудоспособности.

Больничные листы в 2023 году выдаются в электронном формате, а выплата пособий по нетрудоспособности осуществляется в проактивном режиме. Работодатель платит только за три дня болезни, остальную сумму сотрудник получает напрямую от СФР. Расскажем, как организовать работу бухгалтера в соответствии с требованиями закона.

Уже больше года нельзя выбрать, получать больничные листы в электронном виде или бумажном, поскольку их оформляют преимущественно онлайн. Власти таким образом упростили взаимодействие между лечебным учреждением, работником, работодателем и Социальным фондом. И если работникам такое новшество очень удобно: от них практически ничего не требуется, то компаниям необходимо научиться работать по действующим правилам.

Бумажные и электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) обладают одинаковой юридической силой, что закреплено Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Но выписывается он только в каком-то одном формате (часть 2 статьи 1 и часть 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, пункт 1 статьи 15 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). То есть болеющий сотрудник не сможет получить цифровой и бумажный варианты одновременно.

Что собой представляет электронный листок

Хотя с 1 января 2022 г. почти всем оформляют документ онлайн, чем отличается электронный больничный от бумажного, многие сотрудники и работодатели не знают. Чисто внешне они весьма схожи, поскольку в обоих форматах содержатся одинаковые ячейки для заполнения. Основное отличие заключается в том, что ЭЛН заполняется в специальной программе, а бумажный документ — вручную. Есть разница и в правилах хранения.

Так выглядит бумажный листок нетрудоспособности:

А это образец электронного больничного листа из личного кабинета вымышленного предприятия:

А это образец электронного больничного листа из личного кабинета вымышленного предприятия:

Для сведения: коды причин нетрудоспособности в больничных листах

Как пользоваться электронными больничными

В оформлении и оплате электронных больничных листов задействованы три инстанции:

• лечебное учреждение;
• работодатель;
• Социальный фонд.

Если хоть одно звено из этой цепочки не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), оформить цифровой документ не получится. Вот как перейти на электронные больничные листы работодателю:

1. Заключить соглашение о взаимодействии с региональным отделением Соцфонда.
2. Зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах». Это наиболее удобный вариант, поскольку через эту систему работодателю приходят уведомления обо всех изменениях, связанных с больничным, — открытие, продление, закрытие, аннулирование. Но компания вправе работать и через оператора ЭДО, бесплатную программу Соцфонда или личный кабинет страхователя на портале госуслуг.
3. Обучить (при необходимости) бухгалтера пользоваться новой программой и получить для него цифровую подпись.
4. Установить ПО для проверки подлинности цифровой подписи.

Если подготовительные мероприятия завершены, разберемся, как работает электронный больничный лист на практике:

1. Врач формирует листок нетрудоспособности и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
2. Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
3. Работник передает номер в бухгалтерию. Либо Соцфонд самостоятельно уведомляет работодателя об открытии листка нетрудоспособности.
4. Нет необходимости разбираться, как получить электронный больничный лист работодателю: он доступен в системе «Соцстрах» или личном кабинете страхователя по полученному номеру или СНИЛС работника. Бухгалтеру остается заполнить необходимые поля. Обычно часть сведений заполнена автоматически, но их все равно следует проверить, и, при необходимости, исправить.
5. После заполнения бухгалтером и подписи листок поступает в Соцфонд.
6. Фонд занимается расчетом и выплатой пособия самостоятельно.

Удобный сервис: онлайн-калькулятор для расчета больничных

Как заполнять больничные по новым правилам

В Приказе Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н содержится подробная инструкция по заполнению электронного листка нетрудоспособности в текущем году. Работодатель заполняет только ту часть, которая ему доступна. Как и в прежнем, бумажном, бланке, необходимо указать:

• средний заработок для начисления пособия;
• страховой стаж;
• сумму к выплате;
• дату начала работы.

В инструкции указано, что делать с электронным больничным листом работодателю, если допущены ошибки при заполнении. Если они выявлены самим бухгалтером, документ заново заполняют и отправляют в Соцфонд с пояснением причины неточности. Если ошибки выявили сотрудники фонда, они направят запрос с просьбой уточнить сведения.

Чтобы корректно заполнить документ, установите актуальное программное обеспечение и пакет обновлений к нему. После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в Соцфонд.

Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он традиционный: работодатель перечисляет пособие за первые 3 дня болезни в ближайший расчетный день, остальное платит Соцфонд в течение 10 дней после получения необходимых сведений.

Подробнее: сколько может длиться больничный и в какие сроки должен быть оплачен

Печатать или нет

Что написано пером, не вырубишь топором. Такой истины придерживаются на большинстве предприятий, поэтому как распечатать электронный больничный лист, знают практически все кадровики и бухгалтеры. А надо ли печатать? Ответ на официальном сайте Соцфонда гласит: распечатывать и хранить копию ЭЛН не нужно. Цифровой документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, но он, в отличие от традиционного варианта, хранится в информационной системе «Соцстрах».

Больничные на Госуслугах

По информации Минцифры, гражданин имеет возможность посмотреть свой электронный больничный лист в любое удобное время через мобильное приложение или на сайте Госуслуги. Пользователи уже получают уведомления об изменении статуса ЭЛН: открытии, продлении, закрытии и т. д. В личном кабинете хранятся:

• номер документа;
• данные врача;
• сведения о медицинском учреждении;
• данные о периоде нетрудоспособности.

Плюсы использования

Преимущества электронных больничных показал 2020 год, когда из-за пандемии коронавируса листов нетрудоспособности было очень много.

Бумажные бланки относят к документам строгой отчетности со спецзащитой. Их производство является весьма затратным, а потеря или порча доставляет хлопоты врачам, пациентам и работодателям. Цифровые бланки сокращают затраты на печать бумажных носителей, позволяют «безболезненно» исправить допущенные ошибки.

Если используется ЭЛН, сводится к минимуму возможность подделки листка нетрудоспособности. Хотя большинство правонарушений в этой области связаны не с подделкой, а с выпиской не обоснованных болезнью работника документов, вопрос, как проверить электронный больничный лист на подлинность, теряет актуальность. Контакт пациента с этим документом сводится к минимуму, и внести правки в него у работника не получится.

Надо знать: как проверить больничный лист на подлинность

Еще один плюс — сокращается количество работы для кадровиков. Им больше не надо заботиться о передаче бумажных документов в госорганы, проверять их подлинность и обеспечивать их надежное хранение.

Это лишь некоторые преимущества электронных больничных. Добавьте еще сокращение времени на обработку и получение документации, что немаловажно при работе предприятия в современных условиях.

Важно! Согласно формату, номер больничного листа должен состоять из 12 символов. Если их число отличается, необходимо обратиться в учреждение, которое выдало больничный лист.

Чтобы получить «Электронный листок нетрудоспособности» (далее ЭЛН):

1. Нажмите «Создать».
   
2. Перейдите на вкладку «ФСС» и выберите «Запрос листка нетрудоспособности».
   
3. Нажмите «Создать».
   
4. Заполните поля «Номер больничного» и «СНИЛС». Поле «Регистрационный номер» заполняется автоматически.
5. Нажмите «Отправить».

Отправка отобразится на вкладке «ФСС» — «Больничные».

Для просмотра ответа на запрос нажмите «Ответ ФСС на запрос».

Для формирования и отправки ответа:

1. Нажмите «Создать».
   
2. Заполните форму ответа (красные поля обязательны для заполнения) и нажмите «Отправить».
   

После поступления всех подтверждений для начисления застрахованному лицу выплат по листку нетрудоспособности необходимо направить «Реестр сведений ФСС». Подробнее о документе можно узнать тут.