Закрытие обособленного подразделения пошаговая инструкция в 2023 году

Для ведения деятельности вне основного места своего нахождения многие компании открывают обособленные подразделения. Однако в условиях кризиса содержание филиала или представительства может стать непосильным финансовым бременем. В таком случае его нужно ликвидировать. Давайте рассмотрим, как происходит закрытие обособленного подразделения организации (ОП), какие нужно выполнить действия и подготовить документы.

Кратко об обособленном подразделении

Обособленным считается подразделение компании вне её основного адреса, где более месяца работает хотя бы один человек. Такая структурная единица не является самостоятельным юридическим лицом, тем не менее информация о нём вносится в ЕГРЮЛ. Раньше сведения об ОП было необходимо отражать и в уставе, поэтому некоторым организациям при закрытии подразделений приходится вносить изменения в учредительный документ.

Обособленное подразделение не имеет собственного имущества, его руководитель назначается головной компанией. Задача филиалов и представительств – представлять основную организацию и действовать в её интересах.

Чтобы закрыть обособку, нужно подготовить документы, уволить сотрудников и зарегистрировать изменения. Это делается в несколько этапов. Предлагаем алгоритм ликвидации обособленного подразделения 2023 года.

Принятие решения о закрытии

Всё начинается с того, что головная организация принимает решение о закрытии обособленного подразделения. Если это филиал или представительство, то требуется решение от собственников головной организации. В обществах с ограниченной ответственностью для этого следует провести общее собрание участников. Закон об ООО прямо этого не требует, однако проводить собрание нужно при открытии таких подразделений. Соответственно, и при закрытии лучше позаботиться о коллективном решении собственников компании.

Проголосовать за открытие обособленного подразделения должны как минимум 2/3 учредителей. Опять же, по части его ликвидации требований к числу проголосовавших нет. Поэтому будет достаточно простого большинства голосов.

А как закрыть ОП, не являющееся филиалом или представительством? Для этого решение собственников не нужно. То есть в ООО нет необходимости проводить собрание участников – достаточно будет решения руководителя основной организации.

После принятия решения оформляется распоряжение или приказ о прекращении деятельности обособленного подразделения. В нём следует указать, с какой даты оно перестаёт действовать, назначить лиц, ответственных за закрытие, и распределить между ними обязанности.

Уведомление работников о закрытии ОП

Перед тем как закрыть любую обособку, нужно уволить работников. В соответствии со статьёй 180 ТК РФ сообщить им о предстоящем увольнении нужно не менее, чем за 2 месяца. Соответственно, процедуру необходимо планировать с учётом этих сроков. Впрочем, закрытие не всегда влечёт роспуск сотрудников ОП – они могут быть переведены в другие подразделения или головной офис.

Для оповещения сотрудников об увольнении составляется уведомление, с которым каждый из них должен ознакомиться под подпись.

Увольнение персонала

Итак, снять с учёта обособленное подразделение в 2023 году невозможно до того, пока не уволены все сотрудники.

Увольнение при закрытии ОП происходит по определённым правилам. Если оно расположено в том же населённом пункте, где основной офис, то следует предложить сотрудникам перевод в другие подразделения. Увольнять их можно лишь в том случае, если подходящих вакансий нет. Основание для расторжения договора – сокращение в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Если у компании нет других ОП в том же городе или посёлке (селе, деревне), то договор с работником расторгается на основании пункта 1 части 1 статьи 81 ТК РФ, так как подразделение ликвидируется.

В остальном всё как обычно. С сотрудниками необходимо рассчитаться не позже дня увольнения, а также выдать им должным образом оформленные кадровые документы. Если производится сокращение, им дополнительно обеспечиваются гарантии в соответствии с Трудовым кодексом и договором.

Сообщение о закрытии ОП в ИФНC

В течение 3 рабочих дней с даты прекращения деятельности в ИФНС подаётся сообщение о закрытии обособленного подразделения (С-09-3-2). Обращаться надо в налоговый орган по месту нахождения головного офиса компании.

На первом листе формы С-09-3-2 указываются:

• основные коды юридического лица (головного офиса) – ИНН, КПП и ОГРН;
• код ИФНС по месту нахождения компании;
• наименование организации;
• количество обособленных подразделений.

На втором листе формы сообщения нужно прописать:

• признак обособленного подразделения;
• КПП;
• наименование филиала / представительства, если оно есть;
• дата из решения о прекращении деятельности ОП.

Внесение изменений в устав

Этот этап предназначен только для тех юридических лиц, в уставе которых прописаны сведения о филиале или представительстве. Закрытие обособленного подразделения, отражённого в учредительном документе, подразумевает внесение в него изменений. Для этого необходимо подготовить заявление по форме № Р13014.

Кроме того, нужно:

• подготовить новую версию устава или изменений в него – 2 экземпляра;
• уплатить госпошлину в сумме 800 рублей и сохранить оригинал квитанции.

Форма Р13014, устав и документ об оплате пошлины подаются в ИФНС по месту регистрации основной компании.

Снятие филиала или представительства с учёта

Когда произойдёт закрытие ОП? Снятие с учёта происходит в такие сроки:

• по месту нахождения филиала или представительства – после поступления в ЕГРЮЛ сведений о ликвидации этого подразделения;
• по месту нахождения ОП – в течение 10 рабочих дней с даты получения ИФНС сообщения о прекращении деятельности.

Итак, мы рассмотрели закрытие обособленного подразделения. Нужно учитывать, что процесс ликвидации растягивается во времени в основном из-за необходимости уволить или перевести работников. В остальном же эта процедура довольно проста, не потребует много времени и финансовых затрат.

Все российские предприятия вправе открывать и закрывать обособленные подразделения. Определение, признаки, аспекты деятельности и прекращения его работы регламентируются несколькими правовыми нормами.

Что такое обособленное подразделение?

Определение этому понятию и основные его признаки содержатся в статье 55 Гражданского кодекса. По этой норме обособленное подразделение (далее ОП) — это представительство предприятия, которое находится вне места его нахождения, которое представляет и защищает интересы юридического лица. Представительства не являются юридическими лицами, но они наделяются имуществом юридического лица, которое их создало, и действуют на основании положений, утвержденных им. Руководители ОП назначаются юридическим лицом, а действуют они на основании доверенности.

Статья 11 Налогового кодекса говорит о том, что ОП является любое территориально обособленное от основного местонахождения подразделение, в котором оборудованы стационарные рабочие места. Стационарным считается только рабочее место, которое создано на срок более чем 1 месяц. Само признание такого объекта ОП производится вне зависимости от того, было ли отражено его создание в учредительных и организационных документах, и от полномочий, которыми оно наделено.

Создание ОП регламентируется Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ. Эта норма гласит, что создать его можно, утвердив решение об этом путем голосования участников ООО. Чтобы решение вступило в силу, «за» должны проголосовать как минимум 2/3 участников. Так же принимается решение о его закрытии.

Как закрыть ОП

Процедура закрытия обособленного подразделения коренным образом отличается от прекращения деятельности предприятия. Прежде всего отличие заключается в том, что для этого не требуется назначать ликвидатора и ликвидационную комиссию, не создается ликвидационный баланс. Отличия связаны с тем, что ОП действует по доверенности юридического лица.

В зависимости от того, внесены сведения об ОП в учредительные документы организации или нет, существуют некоторые различия в алгоритме прекращения его работы. Если сведения о субъекте внесены в документацию — это филиал или представительство. Тогда прекращение деятельности обособленного подразделения несколько сложнее.

Существующее законодательство не регламентирует порядок прекращения деятельности ОП. Тем не менее, опираясь на действующие нормы, можно составить алгоритм действий при закрытии филиала или ОП.

Вот пошаговая инструкция, как закрыть филиал ООО в 2023 году (тот же алгоритм применим к представительству):

Шаг 1. Подготовить решение о закрытии ОП.

Шаг 2. Издать приказ о прекращении деятельности.

Шаг 3. Подготовить уведомление по форме № С-09-3-2. Документ подается в ФНС в течение трех дней с момента принятия решения о ликвидации. На первой странице указываются сведения о предприятии и владельце.

На второй странице содержатся сведения о филиале.

Шаг 4. Уведомить работников о прекращении деятельности представительства не позднее чем за два месяца до прекращения трудового договора (часть 2 статьи 180 ТК РФ). Уведомлять работников необходимо в письменном виде под роспись.

Шаг 5. Подготовить заявление по форме Р13014 о регистрации изменений в сведения, вносимые в учредительные документы. Для закрытия филиала или представительства заполняется титульный лист, лист «Л» (количество соответствует числу ликвидируемых филиалов) и лист «Н» со сведениями о заявителе. Помните, что срок подачи заявления на закрытие обособленного подразделения составляет 7 дней с момента принятия решения о ликвидации.

Лист «Л» состоит из двух страниц. Для закрытия необходимо заполнить обе страницы. На первой указывается тип ОП, причина внесения изменений, его наименование.

На второй укажите адрес ОП.

На листе «Н» указывают сведения о заявителе.

На второй странице листа «Н» укажите контактные данные и заверьте заявление подписью.

Шаг 6. Подготовить два экземпляра устава со внесенными в него изменениями — один из них подается в ФНС.

Шаг 7. Уплатить госпошлину и предоставить квитанцию об этом.

Шаг 8. Подать документы в ФНС. Сделать это можно:

• обратившись в ведомство лично;
• заказным письмом;
• через личный кабинет налогоплательщика;
• в электронной форме через ТКС;
• через нотариуса;
• в МФЦ;
• на портале «Госуслуги».

Пошаговая инструкция закрытия обособленного подразделения в 2023 году

Шаг 1. Подготовьте решение о закрытии ОП. За этот шаг отвечает компетентный орган предприятия.

Шаг 2. Издать приказ о закрытии ОП.

Шаг 3. Уведомить работников о прекращении деятельности в письменном виде под роспись не позднее чем за два месяца до прекращения трудового договора (часть 2 статьи 180 ТК РФ).

Шаг 4. Подготовить сообщение о закрытии обособленного подразделения по форме С-09-3-2. Бланк заполняется так же, как и при закрытии филиала. Отличие лишь в графе «Сообщает о прекращении деятельности (закрытии)» — там ставится код 3.

Шаг 5. Подать все перечисленные документы в Налоговую службу в бумажном или электронном виде с использованием электронной подписи. Используйте те же способы, что и при ликвидации филиала.

Стоит помнить, что при ликвидации ОП, сведения о котором не внесены в устав предприятия, не заполняется форма о внесении изменений в учредительные документы, не надо вносить изменения в устав и платить государственную пошлину. В этом смысле процедура закрытия ОП проще, чем прекращение работы филиала или представительства.

Увольнение работников

При ликвидации важно соблюсти не только налоговые и гражданские нормы, но и требования Трудового кодекса. Это позволит в дальнейшем избежать длительных судебных разбирательств и иных правовых последствий.

Например, если закрывается ОП в том же населенном пункте, где находится главный офис или другие подразделения, работодатель обязан предложить работникам перевестись на свободные места в сохранившихся объектах. Если же свободных рабочих мест нет, то работодатель может уволить сотрудников по причине сокращения персонала согласно пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. В таком случае работников необходимо уведомить о предстоящем увольнении за три месяца до него.

Если в населенном пункте больше нет отделений предприятия, то увольнение производится по причине ликвидации филиала (пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ). Тогда работодатель уведомляет работника о предстоящем увольнении за два месяца до него, а предлагать работу в другом населенном пункте он не должен. Стоит помнить, что в обоих случаях работодатель обязан полностью рассчитаться с сотрудниками и обеспечить установленные законом социальные гарантии.

Ответственность за несоблюдение процедуры закрытия ОП

Законодательством предусмотрено наказание за несоблюдение процедуры ликвидации ОП.

Бухгалтерскую отчетность за год, в котором закрыто ОП, организация составляет в общем порядке. В нее включаются показатели как закрывшегося ОП, так и продолжающих действовать подразделений. Никакую специальную бухгалтерскую отчетность составлять и сдавать не требуется.

О закрытии ОП (кроме филиала или представительства) надо уведомить налоговую инспекцию по месту нахождения организации в течение трех рабочих дней со дня прекращения деятельности через ОП. Сообщение составляется по форме N С-09-3-2.

Для расширения деятельности организации, многие компании принимают решение об открытии обособленного подразделения. Но иногда возникают ситуации, когда дальнейшая деятельность открытого подразделения экономически невыгодна и руководство принимает решение о его ликвидации. Сегодня речь пойдет о том, как правильно подготовиться к закрытию и какие документы потребуются для ликвидации ОП.

Что такое обособленное подразделение

Отдельное подразделение признается обособленным, если оно располагается за пределами основного адреса компании, осуществляет деятельность более одного месяца и в нем работает минимум один человек. Несмотря на то, что ОП не считается самостоятельным юридическим лицом, сведения о его существовании вносятся в ЕГРЮЛ. Ранее существовало требование об указании подобной информации об ОП в уставе. По этой причине при его открытии или ликвидации приходилось принимать новый вариант устава.

Подразделение выполняет задачи по представлению компании в другом месте и обязана осуществлять деятельность в ее интересах. Руководство подразделения назначается основной компании и ОП предоставляется необходимое имущество.

Для ликвидации подразделения необходимо подготовить пакет документов, провести увольнение работников, внести изменения в документы и провести их регистрацию.

Как принимается решение о закрытии

Если в силу сложившихся обстоятельств требуется закрыть обособленное подразделение, то в головной компании должны принять соответствующее решение на общем собрании. В действующем законодательстве нет обязательного требования, что для закрытия ОП требуется решение собрания. Но помните, что открытие подразделение происходит только по решению общего собрания, то, соответственно, для его ликвидации лучше принять соответствующее решение на собрании.

При принятии решения о создании обособленного подразделения за его открытие должно проголосовать не менее 2/3 участников. В случае рассмотрения вопроса о его ликвидации в законе не указано количество и поэтому можно принять решение большинством голосов.

После проведенного собрания и принятия решения необходимо оформить приказ или распоряжение о закрытии подразделения. В документе должна присутствовать следующая информация:

1. С какой даты подразделение прекращает деятельность;
2. Указан список ответственных лиц;
3. Распределение обязанностей между лицами, ответственными за закрытие.

Как правильно уведомить и уволить работников при закрытии подразделения

Перед тем, как уволить работников, в соответствии с требованиями законодательства, работодатель за два месяца до даты увольнения должен уведомить об этом работников. Если руководство организации приняло решение о ликвидации ОП, то стоит учитывать сроки уведомления. Но при этом стоит учитывать, что при ликвидации подразделения не требуется обязательное увольнение персонала. Работников можно перевести на другое место работы.

Для всех сотрудников необходимо подготовить уведомление. Для каждого сотрудника подготавливается отдельный лист, где он ставить подпись, и удостоверяет, что ознакомился с документом.

В 2023 году закрыть ОП невозможно без предварительного увольнения или перевода работников. Увольнение персонала возможно только при условии отсутствия вакансий в других местах.

Если ОП находиться в пределах одного населенного пункта с основным офисом, то при расторжении договора в качестве обоснования увольнения указывается сокращение (п. 2 ч. 1 ст. 81).

Если в населенном пункте, в котором располагалось ОП, отсутствуют другие подразделения, то указывается п. 1 ч. 1 ст. 81 (ликвидация подразделения).

Что касается остального, то особых требований нет, и процедура увольнения реализуется по обычной схеме. Для завершения сотрудничества, работнику, не позднее даты увольнения, выдается зарплата и другие выплаты в полном объеме, передаются документы. Если в отношении сотрудника происходит сокращение, то работодатель должен обеспечить человека гарантиями.

Предоставление информации о закрытии в налоговую инспекцию

Согласно действующему законодательству, организация в течение трех дней после прекращения деятельности ОП обязана сообщить в налоговую об этом. Обращение осуществляется по месту расположения главного офиса организации. Для подачи сообщения необходимо использовать форму С-09-3-2.

На первой странице заявления необходимо указать следующую информацию:

1. Основные коды организации (ИНН, КПП, ОГРН);
2. Код ИФНС по месту расположения организации;
3. Название организации;
4. Количество ОП.

На второй странице указывается следующее:

1. Признак ОП;
2. КПП;
3. Наименование подразделения (если оно было);
4. Дата решения.

Изменения в уставе

Внесение изменений может потребоваться, если в нем прописана информация об ОП. Если подобная информация в уставе отсутствует, то вносить изменения не требуется.

Для внесения изменений в устав следует оформить бланк Р13014. Дополнительно необходимо подготовить два экземпляра новой редакции устава и оплатить государственную пошлину в размере восьмисот рублей. Подготовленный пакет документации подается по месту регистрации общества.

Как происходит снятие с учета

В отношении филиала или представительства действуют следующие правила. Снятие с учета по месту расположения осуществляется после поступление в ЕГРЮЛ соответствующей информации.

В отношении ОП сроки отличаются. Снятие с учета осуществляется в течение десяти дней, после получения информации в ИФНС информации, что ОП ликвидировано.

Мы представили основные требования и положения по ликвидации обособленного подразделения. Само процедура ликвидации не вызывает сложностей и может быть реализована самостоятельно. Единственный момент – это растягивание процедуры по времени из-за необходимости за два месяца до увольнения, уведомить работников. Ликвидация ОП процедура простая и не требует больших затрат.