Заверяется ли должностная инструкция печатью

Требуется ли печать организации (ООО) на должностных инструкциях?

Вопрос: Требуется ли печать организации (ООО) на должностных инструкциях?

  Ответ: Наличие печати организации (ООО) на должностных инструкциях не является обязательным.

  Обоснование: Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для ряда государственных органов (ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Относительно организаций (в том числе ООО) трудовое законодательство не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций. Унифицированной формы должностной инструкции также не предусмотрено.
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она является его неотъемлемой частью, то есть соглашением между работником и работодателем; подписывая трудовой договор, работник соглашается с обязанностью выполнения функций, предусмотренных должностной инструкцией. Как правило, все листы такого трудового договора нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. При этом законом не предусмотрена обязанность работодателя (в том числе ООО) ставить печать на трудовом договоре, его приложениях. Само по себе наличие печатей не является обязательным для обществ с ограниченной ответственностью (абз. 1 п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Если должностная инструкция является отдельным документом, а не приложением к трудовому договору, то она является локальным нормативным актом организации.
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Работник имеет право не подписать ее и не исполнять обязанности, не предусмотренные трудовым договором, поскольку должностная инструкция не является соглашением между работником и работодателем.
В свою очередь, утверждение локального нормативного акта в виде должностной инструкции возможно либо путем утверждения ее должностным лицом (руководителем организации), либо путем утверждения ее специально издаваемым документом (приказом).
На локальном нормативном акте, подлежащем утверждению должностным лицом, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова «Утверждаю» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016)). При этом печать организации может быть проставлена, но это не является обязательным требованием.
В отношении локального нормативного акта, подлежащего утверждению специально издаваемым документом (приказом), должен быть издан приказ (унифицированной формы приказа не установлено). При утверждении локального нормативного акта в виде должностной инструкции приказом гриф утверждения состоит из слова «Утверждена», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В случае утверждения локальных нормативных актов приказом ставить печать на приказ также не требуется.
На основании изложенного следует, что во всех вышеуказанных случаях печать организации на должностной инструкции может быть проставлена (это не будет являться нарушением со стороны работодателя), при этом действующее законодательство не устанавливает таких требований.

Трудоустройство работника в любой организации сопровождается рядом обязательных процедур, которые предписаны работодателю Трудовым законодательством Российской Федерации: издание приказа и заключение трудового договора, ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

При этом в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, однако важность этого документа подчёркнута в письме Роструда от 31.10.2007 № 4412–6, в котором указывается, что должностная инструкция является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Поскольку от наших читателей портала поступают разные вопросы, связанные с трудовыми отношениями, в том числе и по кругу выполняемых должностных обязанностей, постараемся ответить на самые «острые» вопросы.

1. Может ли работодатель в одностороннем порядке изменять должностные обязанности работников и вносить изменения в должностную инструкцию?

Трудовым законодательством не установлен порядок введения, разработки, изменения и утверждения должностных инструкций. При этом должностная инструкция может быть как приложением к трудовому договору, так и утверждаться самостоятельным документом. Трудовое законодательство устанавливает, что любое изменение условий трудового договора должно производиться по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Соответственно, если должностная инструкция является приложением к договору, то есть его неотъемлемой частью, то ее изменение должно быть в любом случае согласовано с работником. Если же должностная инструкция является самостоятельным актом, то внесение в нее изменений может производиться без согласия работника. Как правило, должностная инструкция в образовательных организациях является отдельным документом. В трудовых договорах с работниками об этом документе нет упоминания.

Таким образом, работодатель вправе вносить изменения в должностную инструкцию работника, если того требуют изменяющиеся условия работы (новые образовательные технологии, стандарты, средства обучения и т. д.). Бойкотировать данные изменения и высказывать своё личное несогласие — дело добровольное, но вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение трудовых обязанностей.

Возможность работодателю вносить изменения в трудовые обязанности работника в одностороннем порядке отражена в приказе Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 № 761н «Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования». В разделе I «Общие положения» в пунктах 5, 6 и 7 указано:

— при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-педагогических условиях (например, каникулярный период, не совпадающий с отпуском работников, отмена для обучающихся, воспитанников учебных занятий, изменение режима образовательного процесса по санитарно-эпидемиологическим, климатическим и иным основаниям и т. п.), а также установление требований к необходимой специальной подготовке работников;

— в целях совершенствования организации и повышения эффективности труда работников учреждения возможно расширение круга их обязанностей по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях без изменения должностного наименования работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности и квалификации;

— при разработке должностных инструкций по должностям работников, относящимся к общеотраслевым должностям служащих, а также по должностям работников, свойственным другим видам экономической деятельности (медицинские работники, работники культуры: художественные руководители, дирижеры, режиссеры, балетмейстеры, хормейстеры, работники библиотек и др.), применяются квалификационные характеристики, предусмотренные для соответствующих должностей служащих с уточнением перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-педагогических условиях.

2. Должностная инструкция составлена без учёта требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Можно ли признать такой документ недействительным?

Отвечая на данный вопрос, рассмотрим пример из судебной практики. Пример. Решение Ленинского районного суда г. Ульяновска от 22.11.2010 по делу N 2–6226/10.

Истица обратилась в суд с иском к ООО «XXX». Свои требования мотивировала тем, что работает в ООО «XXX» в должности ведущего юрисконсульта юридического отдела. В 2010 г. между ней и ответчиком возник трудовой спор по вопросу применения к ней дисциплинарного взыскания. Решением Ленинского районного суда г. Ульяновска был признан незаконным и подлежащим отмене приказ о применении к истцу дисциплинарного взыскания в виде замечания. В ходе подготовки дела к судебному разбирательству ответчик предоставил ей документы, среди которых была «должностная инструкция ведущего юрисконсульта» от… Ранее должностная инструкция ей не выдавалась. Данный документ обладает явными признаками фальсификации. Должностная инструкция является официальным документом, должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Оспариваемая должностная инструкция не может быть признана действующей по следующим основаниям: в ней отсутствует заверение печатью работодателя, инструкция не пронумерована, не прошнурована, отсутствует печать отдела кадров и подпись ответственного лица, нумеровавшего и шнуровавшего ее, отсутствует регистрационный номер, необходимый для учета, отсутствует согласование с руководителем кадровой службы, второй экземпляр должностной инструкции не вручен работнику под роспись, собственноручная подпись истца в ознакомлении с указанной инструкцией отсутствует. Имеющаяся от имени истицы подпись в ознакомлении произведена не истицей. Ответчик использовал фальсифицированный документ при рассмотрении трудового спора в суде и Государственной инспекции труда, что является преступлением. Своими действиями ответчик причинил ей моральный вред. Просила суд признать должностную инструкцию ведущего юрисконсульта недействительной. В судебном заседании истец на иске настаивала. Представитель ответчика исковые требования не признал. Пояснил, что оспариваемая должностная инструкция является унифицированной формой, по своему содержанию повторяет положения должностной инструкции юрисконсульта, имеющейся в Квалификационном справочнике должностей. Кроме того, должностная инструкция ведущего юрисконсульта от… в полном объеме повторяет содержание должностной инструкции ведущего юрисконсульта от 2007 г., с которой истец была ознакомлена под роспись. При рассмотрении трудового спора в суде истцу и в суд по запросу была представлена последняя действующая должностная инструкция ведущего юрисконсульта. Кем была подписана инструкция, установить не представляется возможным, поскольку в юридическом отделе работают 3 ведущих юрисконсульта, инструкция была передана в отдел для ознакомления и подписания, после чего с подписями работников была сдана в отдел кадров. Просил в иске отказать.

Суд приходит к следующему. ТК РФ не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций. Законодателем не установлено запретов на создание дополнительных документов по кадровому учету при условии соответствия содержащихся в них положений нормам действующего трудового законодательства. Поэтому работодатель может разработать и применять любой удобный для него локальный акт в сфере труда. Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, не регламентирована законодателем.

Должностная инструкция в виде отдельного документа является локальным нормативным актом и не является соглашением между работодателем и работником. Утверждается этот документ работодателем, т. е. руководитель ставит в графе «Утверждаю» свою подпись, дату утверждения. Документ заверяется печатью предприятия, хотя это и не является обязательным требованием.

Как следует из Письма Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 № 4412–6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников», носящего рекомендательный характер, порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

Несоответствие оспариваемой должностной инструкции ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, лишь по формальным основаниям (отсутствие печати работодателя, отсутствие нумерации и шнурования, отсутствие печати отдела кадров и подписи ответственного лица, регистрационного номера, согласования с руководителем кадровой службы, собственноручной подписи истца в ознакомлении с указанной инструкцией) не может повлечь признание ее недействительной и, по мнению суда, не нарушает трудовых прав истца. Каких-либо препятствий в ознакомлении истца с инструкцией и ее подписании в настоящее время не имеется. На готовность подписать инструкцию в существующем виде истец указала в ходе судебного разбирательства. Таким образом, в ходе судебного разбирательства судом не установлено обстоятельств, являющихся основанием для удовлетворения исковых требований о признании должностной инструкции недействительной. В иске отказано.

В заключении отметим, что для работодателя, особенно в образовательной организации, где отдельной кадровой службы (как привило) нет, важно помнить:

1. Должностную инструкцию для работников всё же лучше иметь в наличии и оформить отдельным документом от трудового договора (вносить постоянные изменения в трудовой договор гораздо сложнее, чем в должностную инструкцию, а перечислить исчерпывающе все виды выполняемых работ в трудовом договоре крайне тяжело).

2. Знакомить с её содержанием под личную подпись работника.

3. Своевременно вносить в неё все изменения, связанные с трудовыми обязанностями.

При подготовке публикации использовались материалы системы «КонсультантПлюс».

А может, не надо?

Как ни странно, Трудовой кодекс не содержит термина «должностная инструкция». И это несмотря на то, что данный документ является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Ведь его содержание — это не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Об этом говорится в письме ведомства от 9 августа 2007 года № 3042-6-0. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.

Составление и корректировка

Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда от 21 июля 1998 г. № 37). Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Отметим, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.

В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

В случае когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.

Формальные признаки

Также в ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.

Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003. К ним относятся:

• наименование организации — разработчика документа;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;
• место составления или издания документа;
• гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;
• визы согласования документа;
• отметка о заверении копии документа;
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа.

Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.