Журнал регистрации должностных инструкций — образец данного документа, ввиду отсутствия регулирующих НПА, может иметь в компаниях разную структуру. Как он может выглядеть и где его скачать, расскажем в нашей статье.
Для чего нужен журнал учета должностных инструкций
Данный документ используется кадровой службой предприятия для регистрации составленных и утвержденных должностных инструкций, а также учета поправок к ним. Использование такого документа, как должностная инструкция, законодательством РФ не регламентировано, так же как и журналов, ведущихся в целях их учета. Но если исходить из сложившейся деловой практики, то можно допустить соответствие рассматриваемого журнала следующей структуре.
Журнал регистрации должностных инструкций: структура документа
В графах журнала, в котором регистрируется постановка на учет должностных инструкций, а также корректировочных документов к ним, могут указываться:
- порядковые номера документов в соответствии с моментом их принятия на учет кадровой службой;
- даты утверждения и начала использования каждой должностной инструкции;
- названия структурных подразделений фирмы, в которых задействуется инструкция;
- наименования документов («Должностная инструкция», «Изменения в должностной инструкции»);
- названия должностей, для которых составлена та или иная инструкция;
- отметки о корректировках в инструкции (даты внесения изменений, а также пункты, в которые были внесены корректировки).
В документе могут иметься графы для указания Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также для проставления данным сотрудником подписи по факту постановки инструкций на учет либо корректировки их положений.
Неправильное хранение документов может привести к штрафам. Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и прочитайте ответ эксперта об установленных законодательно сроках хранения должностных инструкций.
Как инструкции регистрируются в журнале
Инструкции регистрируют в день их подписания или утверждения. Каждая из них должна получить уникальный регистрационный номер, который может включать порядковый номер и быть дополнен теми или иными индексами, соответствующими номенклатуре дел, различным классификатора.
Где скачать образец документа
Загрузить заполненный образец журнала должностных инструкций вы можете на нашем портале.
Итоги
Форма журнала учета инструкций с описанием должностных обязанностей не регламентирована законодательством. Каждое предприятие вправе разработать собственный бланк журнала. Вы также можете воспользоваться образцом, составленным нашими экспертами.
Ознакомиться со спецификой иных задач, решаемых российскими компаниями-работодателями, вы можете в статьях:
- «Как проводится специальная оценка условий труда (нюансы)»;
- «Как провести инструктаж по технике безопасности (нюансы)».
- Главная /
-
Бланки /
-
Журнал выдачи должностных инструкций
Журнал выдачи должностных инструкций
Журнал выдачи должностных инструкций относится к внутренним документам компании. Его ведение необязательно. Ниже по ссылке вы можете бесплатно скачать бланк журнала выдачи должностных инструкций и заполнить его по своим данным.
Бланк журнала выдачи должностных инструкций
Проверено экспертом
Для чего применяют журнал выдачи должностных инструкций
Порядок регистрации и учета должностных инструкций организации разрабатывают сами. Его закрепляют в локальных актах предприятия. Форма журнала становится приложением к положению о документообороте или положению о составлении должностных инструкций. Ведение книги регистрации выдачи должностных инструкций возлагают на ответственного сотрудника приказом руководителя. Как правило, он хранится и его заполнением занимается работник в службе персонала.
Основные функции журнала – регистрационная и учетная. В нем записывают факт передачи инструкции сотруднику для ознакомления. Это полезно при возникновении споров с персоналом на предмет исполнения должностных обязанностей, которые якобы не регламентированы его инструкцией или когда трудящийся заявляет, что не знал о них.
Также должностную инструкцию может запросить не работник, а например проверяющий, этот факт также нужно зафиксировать. Журнал позволяет упорядочить работу с должностными инструкциями и обеспечить соблюдение абз. 6 ч. 1 ст. 21 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Бланк и оформление журнала выдачи должностных инструкций
На практике регистрационные журналы включают обложку, основную часть и лист для заверения, прошивки. Исходя из этого подобный документ должен включать следующую информацию:
- Обложка: название компании, структурного подразделения, название журнала, срок хранения, даты начала и окончания;
- Основной раздел в виде таблицы с графами:
- порядковый номер записи;
- номер регистрации инструкции и дата ее утверждения;
- дата приема сотрудника;
- ФИО, должность, номер приказа о приеме трудящегося;
- Личная подпись сотрудника в получении инструкции и дата ознакомления;
- ФИО ответственного сотрудника.
- Заключительная часть для прошивки: общее количество листов, ФИО и название должности заверяющего, его подпись и дата заверения.
Прошито, пронумеровано
Страницы нумеруют и прошивают. Приведенный вариант оформления бланка примерный, так как обязательной законодательной формы нет. Окончательный бланк журнала, срок его хранения в архиве, порядок предоставления сторонним пользователям компания определяет собственным решением. Стандартный срок хранения составляет 3 года, но может быть и больше по усмотрению предприятия.
Итоги
Журнал регистрации выдачи должностных инструкций необязательный, но полезный для компании документ. Он позволяет зафиксировать факт предоставления сотруднику для изучения его должностной инструкции. Типового бланка документа нет и фирмы сами определяют его бланк и порядок оформления.
Должностная инструкция
Редактор: Дмитрий Комаров
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.
Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.
Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.
Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.
В должностной инструкции указывают, какие у работника есть обязанности, кому он подчиняется, на что имеет право и какую ответственность несет за нарушение трудовой дисциплины.
Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.
Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.
Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.
Олег и Денис — рабочие в автомастерской, в трудовых книжках у обоих написано «автомеханик». Но Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис — на ремонте двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели — не хватает квалификации, а отправлять Дениса менять шины нерационально: его рабочее время стоит дороже.
Чтобы было понятно, кто чем занимается, для каждого из них нужно составить отдельную должностную инструкцию. В таком случае Олега не заставят лезть под капот, а Дениса не уволят, если он откажется переставлять колеса.
Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.
На стройке трудятся десять разнорабочих: носят стройматериалы, кабели, штрабят стены и укладывают кирпич. Каждый из них должен уметь делать то же, что и остальные. Для них можно составить типовую инструкцию. Работники будут знать, на что они подписываются, а работодатель сможет отказаться от услуг тех сотрудников, которые не выполняют какой-то из видов работ.
В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.
У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.
Чаще всего структура должной инструкции такая:
- заголовок;
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимодействие.
Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.
Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.
Функции и должностные обязанности. Здесь нужно подробно описать, чем именно сотрудник занимается. Лучше писать конкретно, без общих фраз: кондитер печет торты и делает десерты в соответствии с картами блюд; редактор пишет тексты по тематике, порученной шеф-редактором; офис-менеджер заказывает канцелярские товары и организует рабочие места сотрудников.
Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.
Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.
Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.
Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.
Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.
Вместе с юристом мы подготовили для вас несколько шаблонов должностной инструкции. Вы можете скачать универсальный образец или воспользоваться типовой инструкцией:
- для бухгалтера;
- для главного бухгалтера;
- для делопроизводителя;
- для менеджера по продажам;
- для специалиста по кадрам;
- для кассира;
- для кладовщика;
- для повара;
- для специалиста по охране труда;
- для юриста;
- для главного инженера;
- для инженера;
- для водителя;
- для учителя;
- для системного администратора;
- для экономиста;
- для заведующего складом;
- для механика;
- для воспитателя;
- для офис-менеджера.
- Должностная инструкция — это документ, в котором детально прописаны все обязанности работника.
- Инструкция может быть типовой — для должности, или индивидуальной — для конкретного человека.
- Чтобы утвердить должностную инструкцию, ее должны подписать два человека: работник, который будет ее выполнять, и руководитель компании или ИП или уполномоченный ими представитель.
- Правильно оформленная должностная инструкция может стать решающим аргументом во время спора в трудовой инспекции или в суде.
Книга (журнал) регистрации должностных инструкций
Тематика документа: Журнал
Файл текстовой версии: 1,4 кб
Образец документа:
Наименование организации
КНИГА (ЖУРНАЛ) регистрации должностных инструкций
«___»______________ ____ г.
--------------------------------------------------------------------------------- ¦ N п/п ¦ N должностной ¦ Дата ¦ Должность ¦ Ф.И.О. ¦ ¦ ¦ инструкции ¦ утверждения ¦ ¦ работника ¦ +-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+ ¦ 1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+ ¦ 2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+ ¦ 3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+ ¦ 4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------+-----------------------+---------------+---------------+---------------+ ¦ 5 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --------+-----------------------+---------------+---------------+----------------
Приложения к документу:
- Книга (журнал) регистрации должностных инструкций.rtf (Rich Text Format)
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Журнал»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов
Что еще скачать по теме «Журнал»:
- Содержание граф журнала учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела
- Контрольный журнал для записи исходящих переводных телеграмм. Форма N 26
- Лабораторный журнал бактериологических анализов минеральной воды и оценки санитарного состояния производства. Форма N 1
- Лабораторный журнал санитарно-бактериологического контроля качества мойки и дезинфекции оборудования. Форма N 2
- Лабораторный журнал контроля минеральной воды при ее карантинизации. Форма N 3
- Важные нюансы при покупке фирмы
- Процесс переписки квартиры на другого человека
- Процесс получения визы в США
- Процесс продажи машины
- Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
- Строительство частного дома в городской черте