Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — образец его оформления представлен в нашей статье. Он может понадобиться как в силу требований закона, так и по объективным причинам. Каковы особенности этого документа, рассмотрим далее.
Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами
В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников, как новых (принимаемых на работу), так и уже работающих, с локальными нормативными актами (далее — ЛНА), юрисдикция которых затрагивает их трудовую деятельность.
Кроме того, согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в фирме.
Важно! Не считая того, что ознакомление сотрудников с ЛНА — обязанность фирмы-работодателя по закону, соответствующая процедура важна с точки зрения юридического закрепления обязанностей сотрудника, не предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией и иными нормативами, но критически значимых при выстраивании трудовых правоотношений между данным сотрудником и работодателем.
Например, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (типичным для многих предприятий ЛНА), фирма будет не вправе предъявлять ему какие-либо претензии относительно утечки секретных сведений за пределы предприятия. В свою очередь, если сотрудник подписью подтвердил свое ознакомление с соответствующим ЛНА, фирма сможет привлечь его к ответственности.
Процедура ознакомления сотрудников с теми или иными ЛНА законодательно не регламентирована. На практике она может быть осуществлена путем использования журнала, рассматриваемого в данной статье.
О порядке разработке локальных актов подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Структура журнала
В данном документе чаще всего фиксируются:
- ЛНА, утвержденные в организации на момент представления журнала сотруднику на подпись;
- Ф. И. О. и должности работников, которые должны заверять своей подписью факт ознакомления с тем или иным нормативным актом;
- структурные подразделения, в которых осуществляют трудовую деятельность сотрудники, расписывающиеся в журнале;
- даты ознакомления сотрудников с ЛНА.
В структуре журнала также должны быть предусмотрены графы для проставления подписей работников, удостоверяющих их ознакомление с ЛНА, приведенными в перечне.
Документ утверждается руководителем предприятия.
Где скачать образец журнала
Загрузить заполненную форму журнала ознакомления с ЛНА вы можете на нашем портале по ссылке ниже. Мы подготовили для вас источник, оформленный в соответствии со структурой, рассмотренной нами в статье.
Скачать образец журнала ознакомления с ЛНА
Итоги
Ведение журнал учета ознакомлений с ЛНА — обязанность работодателя в силу закона, а также объективная необходимость. Документ должен быть утвержден директором фирмы. Работники заверяют факт ознакомления с актами, юрисдикция которых распространяется на их трудовые функции, подписью в соответствующем журнале.
Ознакомиться с особенностями ведения иных журналов кадрового документооборота вы можете в статьях:
- «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец»;
- «Журнал регистрации должностных инструкций — образец».
Актуально на: 19 ноября 2019 г.
0
В обязанности работодателя входит обеспечение безопасных условий и охраны труда работников (ст. 212 ТК РФ). В целях выполнения этой обязанности работодатель должен, в том числе разрабатывать и утверждать инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
Инструкции по охране труда
Инструкция по охране труда для работника разрабатывается исходя из его должности, профессии или вида выполняемой работы (п. 1 Методических рекомендаций, утв. Минтрудом РФ 13.05.2004 (далее – Методические рекомендации)).
Разработка инструкций по охране труда
Инструкция по охране труда для работника разрабатывается, в том числе на основе (п. 3 Методических рекомендаций):
- межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда;
- требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций – изготовителей оборудования, а также в технологической документации организации с учетом конкретных условий производства.
Инструкции по охране труда для работников разрабатываются и утверждаются работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (п. 4 Методических рекомендаций).
Кроме того, работодатель проводит проверку и пересмотр инструкций по охране труда. Пересмотр инструкций должен производиться не реже одного раза в пять лет (п. 6 Методических рекомендаций).
Сведения о разработанной инструкции и о плановой дате ее пересмотра вносятся в журнал учета инструкций по охране труда для работников
Журнал учета инструкций по охране труда для работников
Работодатель может самостоятельно разработать форму журнала учета инструкций по охране труда. При разработке можно воспользоваться примерной формой, приведенной в Приложении 2 к Методическим рекомендациям.
Так как согласно Методическим рекомендациям действующие инструкции по охране труда должны храниться у руководителя структурного подразделения, логично возложить на руководителя того или иного подразделения также ведение и хранение журнала учета инструкций.
Журнал учета инструкций по охране труда: образец
Приведем образец заполнения журнала учета инструкций по охране труда.
Скачивать формы могут только подписчики журнала
Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы
Войти на сайт
Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
Пробный доступ
Скачать
Скачивать формы могут только подписчики журнала
Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы
Войти на сайт
Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
Пробный доступ
Скачать
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников
Инструкции по охране труда могут выдаваться работникам на руки для изучения при первичном инструктаже. Кроме того, инструкции могут быть вывешены на рабочих местах или храниться в ином доступном для работников месте.
Выдача инструкций фиксируется в журнале учета выдачи инструкций по охране труда для работников. Примерная форма такого журнала приведена в Приложении 3 к Методическим рекомендациям.
Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с локальными нормативными актами .docСкачать образец листа ознакомления с локальными нормативными актами .doc
Что такое нормативные акты
К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.
В частности, нормативными актами считаются:
- приказы и распоряжения руководства;
- правила внутреннего распорядка;
- правила охраны труда и безопасности на производстве;
- прочие подобные документы.
Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.
Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.
Зачем знакомить работников с локальными нормативными актами
Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.
Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.
При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.
Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами
Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.
Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).
Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.
На каком этапе происходит ознакомление
Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.
Что будет если не подписать документ
Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.
Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.
Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.
Кто составляет акт об ознакомлении с нормативным актом
Нормативные акты обычно разрабатываются специалистами юридических отделов или кадровиками, а вот ознакомление с ними может лечь на плечи любого работника организации. Обычно ответственное за это лицо назначается специальным приказом директора предприятия, который в том числе утверждает и сам акт.
Как сформировать документ
Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.
Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить:
- название предприятия;
- наименование документа;
- номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.
Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:
- порядковый номер сотрудника;
- фамилию-имя-отчество сотрудника;
- должность;
- дату ознакомления с актом;
- подпись.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).
Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Как оформить документ
Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.
Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.
Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Хранение бланка
Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.